Trong lúc soạn thảo báo cáo hay làm bài tập thì người dùng thường sử dụng chương trình xử lý bảng tính Excel để làm nên. Để giúp bài viết dễ đọc và đẹp mắt hơn thì người dùng nên sử dụng các tính năng định dạng số trong Excel. Trong bài viết dưới đây, Sforum sẽ chia sẻ cho bạn cách sử dụng định dạng số trong Excel cơ bản nhất.
Bạn đang xem: Cách định dạng số trong excel
Định dạng số trong Excel là gì?
Định dạng số trong Excel là một tính năng cho phép người dùng định dạng dữ liệu số như đơn vị tiền tệ ($), chia theo tỷ lệ phần phần trăm (%),... với cái nhìn trực quan nhất cho bảng Excel của mình.
Những kiểu định dạng số cơ bản trong Excel
Trong Excel có rất nhiều kiểu định dạng số khác nhau, nhưng trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn những định dạng số được sử dụng nhiều nhất.Định dạng số trong Excel
Bước 1: Bôi đen vị trí của dữ liệu mà bạn muốn thực hiện định dạng.
Bước 2: Nhấp chuột phải vào vùng đã bôi đen và chọn Format Cells.
Bước 3: Ấn vào tab Number để thực hiện định dạng số > Sau đó, tích vào mục Use 1000 Separator để khi nhập số Excel sẽ thêm dấu phẩy sau mỗi 2 chữ số.
Bước 4: Bấm chọn Enter và xem kết quả.
Định dạng số 0 trong Excel
Có nhiều người dùng gặp rắc rối trong lúc nhập mã bưu điện, số điện thoại,... và cần nhập số không đứng đầu nhưng khi nhập thì số 0 tự động mất đi. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, các bạn thực hiện như sau:Bước 1: Trên giao diện Excel, bôi đen vùng chứa định dạng số 0 cần chỉnh
Bước 2: Nhấn chuột phải và chọn Format Cells.
Bước 3: Bảng điều chỉnh Format Cells xuất hiện, ở tab Number , bạn chọn mục Custom trong phần Category > Ở mục Type bên phải bạn nhập định dạng 0 vào ô > Nhấn OK để sử dụng.
Lưu ý: Với mỗi số 0 bạn nhập vào ô sẽ tương ứng với tổng chữ số mà bạn muốn hiển thị trong ô.
Kết quả sau khi chọn định dạng:
Định dạng số điện thoại trong Excel
Bước 1: Trên giao diện Excel, bạn ấn chuột phải vào ô chứa số và chọn vào mục Format Cells.
Bước 2: Click chọn tùy chọn Text > Nhấn OK để lưu thay đổi.
Bước 3: Nhập số điện thoại hoặc mã số bưu điện có chứa định dạng số 0 ở đầu.
Cách định dạng số trong Excel bằng dấu chấm
Với cách nhập số bằng dấu chấm, bạn chỉ cần thêm dấu chấm (.) vào trong mỗi mã số hoặc số điện thoại để chia số thành một chuỗi văn bản.
Định dạng tiền tệ trong Excel
Bước 1: Bôi đen vị trí cần định dạng tiền tệ trong Excel.
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng tiền ($) ở trong tab Home trên thanh công cụ và chọn tiếp đơn vị tiền mà bạn muốn sử dụng.
Bước 3: Trong hướng dẫn này, mình chọn định dạng theo kiểu Anh và nhận được kết quả sau.
Định dạng số âm trong Excel
Bước 1: Đầu tiên, trên bảng số liệu Excel, bạn nhập định dạng số âm vào bảng > Sau đó, bôi đen cột hoặc một hàng chứa định dạng số âm > Nhấp chuột phải và chọn Format Cells.Bước 2: Cửa số Format Cells hiển thị, bạn ấn chọn vào tab Number > Chọn tiếp mục Custom trong phần Category > Nhìn sang bên phải bạn sẽ thấy mục Type bạn sẽ tìm kiếm định dạng #,##0_);(#,##0) > Click OK để dùng.
Bước 3: Ngay lập tức toàn bộ số âm trong bảng sẽ được đặt trong dấu ngoặc đóng mở và mất đi dấu (-).
Tạm kết
Trên đây, Sforum đã chia sẻ cho bạn xong cách sử dụng định dạng số trong Excel nhanh chóng và dễ dàng. Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ hữu ích với bạn. Hẹn gặp lại bạn ở những bài viết tiếp theo.Định dạng dữ liệu trong Excel:
Không có phụ nữ xấu, chỉ có người photoshop không đẹp. Không có bảng Excel xấu, chỉ có người trình bày không đẹp.Hôm nay, chúng ta sẽ đi thăm một chủ đề về làm đẹp – định dạng dữ liệu trong Excel. Những thủ thuật này các bạn có thể áp dụng được cho các phiên bản Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013 và Excel 2016 trở lên.
Về cơ bản thì Excel hỗ trợ chúng ta những kiểu định dạng sau đây:
Định dạng số (Number)Định dạng chữ (Text)Định dạng tiền tệ (Currency)Định dạng phần trăm (Percentage)Định dạng trong kế toán (Accounting)Định dạng số trong khoa học (Scientific)Định dạng người dùng tự định nghĩa (Custom)Định dạng dữ liệu cơ bản trong Excel:
Định dạng dữ liệu cơ bảnMặc định thì Excel sẽ luôn định dạng bất kì những gì bạn gõ vào 1 ô với kiểu General. Excel cũng hỗ trợ rất nhiều kiểu định dạng mà các bạn có thể bấm ngay vào ô Format như trên hình và trọn. Trong hình minh hoạ, các bạn có thể thấy được, cùng 1 dữ liệu – con số 0,234, với mỗi kiểu định dạng chúng ta sẽ thấy con số này được thể hiện khác đi.
Thủ thuật: muốn biết được dữ liệu thực sự đằng sau 1 ô là gì, chúng ta cần nhìn vào thanh công thức.
Có tới 4 cách để mở hộp thoại Format Cells
Để định dạng dữ liệu một cách chi tiết nhất, chúng ta sẽ sử dụng hộp thoại Format Cells. Có 4 cách để có thể mở được hộp thoại này như sau:
Chọn vùng cần định dạng và bấm phím tắt CTRL + 1 (Nhẫn giữ CTRL và bấm số 1)Có tới 6 thẻ cần quan tâm trong hộp thoại Format Cells
Sau khi đã mở hộp thoại Format Cells rồi, chúng ta sẽ thấy 6 thẻ để các bạn có thể định dạng hầu như toàn bộ một vùng trong Excel:
Thẻ Number
Thẻ Alignment
Thẻ Font
Thẻ Border
Thẻ Fill
Thẻ Protection
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về thẻ Number – định dạng số liệu.
Định dạng số – Number
Trong thẻ Number, mục Categories bên tay trái, chúng ta có thể thấy được lần lượt các lựa chọn để phục vụ công việc định dạng dữ liệu trong Excel.
Trong mục này, mỗi phần bên tay phải lần lượt có ý nghĩa là:
Sample: cho chúng ta xem trước, sự thay đổi trong định dạng sẽ ảnh hưởng lên dữ liệu thế nàoDecimal places: dùng để chỉ ra chúng ta cần bao nhiêu chữ số sau dấu phẩy ở phần thập phânDấu tích ở mục Use 1000 Separator (,): nếu cần ngăn cách hàng nghìn, bạn cần đánh dấu tích vào đâyNegative numbers: sẽ giúp bạn điều chỉnh một số âm sẽ trông như thế nào
Định dạng tiền tệ và kế toán
Với kiểu định dạng tiền tệ và kế toán, bạn có 2 sự lựa chọnDecimal places: như phía trên đã giải thích, phần này cho biết chúng ta cần bao nhiêu chữ số đằng sau dấu phẩySymbol: Ký hiệu tiền tệ mà chúng ta muốn sử dụng
Sự khác nhau giữa kiểu định dạng tiền tệ và kiểu định dạng kế toán là: với kiểu định dạng tiền tệ, ký hiệu đồng tiền sẽ được viết liền ngay phía trước con số, với kiểu định dạng kế toán, ký hiệu tiền tệ sẽ đưọc viết theo 1 hàng căn lề phía bên trái
Định dạng ngày tháng và thời gian trong Excel rất phong phú, lý do là vì mỗi nước trên thế giới có kiểu định dạng ngày tháng và thời gian riêng và Excel hỗ trợ hầu hết các định dạng đó. Việc còn lại là các bạn sẽ phải tìm định dạng phù hợp qua sự lựa chọn trong danh sách Locale (Location) và Type của Excel như trong hình mà thôi.
Kiểu định dạng phần trăm này chỉ cho phép bạn thay đổi 1 lựa chọn, đó là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy
Định dạng phân số trong Excel:Kiểu định dạng này sẽ giúp các bạn viết phân số trong Excel. Lưu ý là khi bạn muốn nhập dữ liệu là phân số trong Excel, bạn không thể nhập được trực tiếp phân số đó. VD: để nhập phân số “1/4” thì bạn phải nhập vào 0,25 rồi sử dụng tính năng định dạng phân số của Excel.
Định dạng khoa học là cách Excel dùng để gọi khi biểu diễn những con số rất lớn hoặc rất nhỏ. VD: chúng ta có 1 con số rất lớn là 20 tỉ, 20 tỉ là một con số có 10 số 0. Thay vì viết là 20,000,000,000 thì Excel sẽ biểu diễn con số này dưới dạng 2E+10. Ngoài cách đọc là 20 tỉ, thì chúng ta có thể đọc con số này là 2 nhân 10 mũ 10.Lựa chọn duy nhất trong phần này chúng ta có thể thay đổi là số chữ số thập phân đằng sau dấu phẩy.
Bạn có thể chuyển nội dung 1 ô sang định dạng Text, chỉ cần chọn những ô cần chuyển và chọn định dạng Text. Mặc định trong Excel sẽ căn lề trái cho nội dung Text.
Xem thêm: Hình ảnh các kiểu tóc nam đẹp nhất định phải để 1 lần trong, tổng hợp 25+ kiểu tóc nam đẹp 2023
Với mỗi nước, lại có 1 số dãy số đặc trưng như số điện thoại, mã số bưu điện, số bảo hiểm an sinh xã hội. Để định dạng các số này, chúng ta sử dụng mục Special
Phần định dạng Custom là 1 chủ đề phức tạp và sẽ được chia sẻ trong một bài viết khác.
Một số video lien quan đến việc sử dụng định dạng dữ liệu trong Excel:Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách hiệu quả thì bạn còn phải sử dụng tốt các hàm, các công cụ khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điều kiện, nhiều điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, nhiều điều kiện
Các hàm xử lý dữ liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập dữ liệu với Data Validation
Cách đặt Name và sử dụng Name trong công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Rất nhiều kiến thức phải không nào? Toàn bộ những kiến thức này các bạn đều có thể học được trong khóa học EX101 – Excel từ cơ bản tới chuyên gia của Học Excel Online. Đây là khóa học giúp bạn hệ thống kiến thức một cách đầy đủ, chi tiết. Hơn nữa không hề có giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất cứ lúc nào, dễ dàng tra cứu lại kiến thức khi cần. Hiện nay hệ thống đang có ưu đãi rất lớn cho bạn khi đăng ký tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: Hoc
Excel.Online