Trộn thư (Mail Merge) là kỹ năng hữu ích trong Microsoft Word, kỹ năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý những dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…
Mặc dù nhân kiệt này rất có lợi nhưng có tương đối nhiều bạn chưa chắc chắn hoặc chưa quan tâm đến tính năng trộn thư này. Các bạn cùng tham khảo nội dung bài viết dưới phía trên để biết phương pháp trộn thư trong Word 2007.
Bạn đang xem: Cách dùng mail merge trong word 2007
Đầu tiên chúng ta cần có file word mẫu mã đã sinh sản sẵn nhằm chèn thông tin. Sau đó các bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tệp tin Word mẫu, chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: Xuất hiện nay Mail Merge ngơi nghỉ phía bên đề xuất Word, chúng ta chọn Letters trong Select document type và lựa chọn Next: Starting document.
Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và lựa chọn Next: Select recipients.
Bước 4: Trong Select recipients, chúng ta chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các chúng ta có thể chọn Type a new list để tạo list mới. Tiếp nối nhấn Next: Write your letter.
Bước 5: Trong vỏ hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến danh sách có sẵn với nhấn Open.
Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Lấy ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Tiếp nối nhấn OK.
Bước 7: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, chúng ta chọn tài liệu cần chèn bằng phương pháp đánh dấu vào các ô vuông trước tài liệu đó. Trường hợp chèn tất cả chúng ta chọn ghi lại vào ô vuông cạnh Data Source.
sau khoản thời gian chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 8: chọn Next: Write your letter.
Bước 9: Trong bước tiếp theo, các bạn đặt con trỏ chuột vào vị trí nên chèn dữ liệu, tiếp nối nhấn vào More items.
Bước 10: Xuất hiện nay hộp thoại Insert Merge Field, các bạn chọn trường tài liệu đúng với câu chữ cạnh con trỏ con chuột và nhấn Insert nhằm chèn.
Sau lúc chèn xong các bạn nhấn Close nhằm đóng lại.
Bước 11: Chèn lần lượt mang lại hết những trường dữ liệu vào mẫu Word gồm sẵn. Dìm Next: Preview your letters.
Bước 12: Chọn Next: Complete the merge để xong xuôi quá trình trộn thư.
Bước 13: Để xem tất cả các trang sau thời điểm trộn, chúng ta chọn Edit individual letters.
Chọn All -> OK.
Bước 14: Các chúng ta có thể lưu file bằng phương pháp chọn File -> Save hoặc tổng hợp phím Ctrl + S, viết tên file và chọn thư mục cất file.
Trên đó là cách sử dụng tuấn kiệt Mail Merge để trộn thư trong Word 2007, các bạn có thể sử dụng anh tài này để tạo các file gồm mẫu như thể nhau. Cùng với MS Word 2010 cùng MS Word 2013 các bạn thao tác tương tự. Chúc các bạn thành công!
Bài này là Bài đồ vật 7, Sử dụng mail merge để chế tạo ra mail một loạt trong Word 2007 thuộc Chuyên đề Hướng dẫn sử dụng MS Word 2007
Sử dụng mail merge để sản xuất mail hàng loạt trong Word 2007 sẽ hướng dẫn bọn họ cách chế tạo thư sản phẩm loạt, được áp dụng trong các trường thích hợp như viết thư mời tới toàn bộ các người tiêu dùng của công ty, viết phiếu đưa ra trả lương cho tổng thể nhân viên trong doanh nghiệp hoăc in bằng khen đến nhiều cá thể cùng một lúc.
Tính năng Mail Merge, hay còn được gọi là trộn thư , được đổi mới để dùng dễ dàng trong Word 2007. Chúng ta cùng mày mò nhé.
Mục lục
1. Mail Merge căn bản2. Sẵn sàng danh sách tin tức người nhận1. Mail Merge căn bản
a. Mày mò và sử dụng mail merge (trộn thư)
Trong bất kỳ Mail Merge nào, bạn thao tác làm việc với ba yếu tố không giống nhau:
1 Những tài liệu ban đầu.
2 Người dìm thông tin, chẳng hạn như tên và showroom của bạn mà bạn muốn kết phù hợp với các tài liệu chính.
3 Các tài liệu đang hoàn thành, bao hàm các thông tin trong tư liệu chính thêm vào đó mỗi thông tin riêng của từng tín đồ nhận.
Sự phát âm biết số đông yếu tố này để giúp bạn đạt được những kết quả trộn thư như ao ước đợi.
b. Tư liệu chính?
Là gần như tài liệu bao gồm chứa nội dung thông tin giống nhau cho tất cả người. Tài liệu chính là điểm bắt đầu, nó có thể là một lá thư, phong bì, e-mail, hoặc thậm chí là 1 trong phiếu bớt giá.
1 Nội dung là như nhau nhau sống mỗi bạn dạng sao, lấy ví dụ như nội dung bao gồm của một bức thư. Bạn chỉ cần đánh nhiều loại văn bạn dạng này một lần, không đề xuất biết bạn sẽ in từng nào lá như.
2 Danh sách bạn nhận bao hàm tên, địa chỉ cửa hàng hoặc hoàn toàn có thể thêm nhiều thông tin khác như thương hiệu công ty, chức vụ.
c. Thông tin người nhận
Các bài trong chăm đề phía dẫn thực hiện MS Word 2007
Trong Mail Merge, mỗi bản sao sẽ chứa thông tin của từng tín đồ nhận không giống nhau, thông tin này được điền vào một khu vực định sẳn (place holder) trong tư liệu chính.
Thông tin tín đồ nhận rất có thể bao gồm: Địa chỉ bên trên bao thư, thương hiệu trên câu kính chào trong thư, tiền lương của từng nhân viên, v.v…
Thông tin người nhận nên được để trong một nguồn dữ liệu (data source), nguồn dữ liệu là có mang cơ bạn dạng bao trùm trong Mail Merge. Lấy ví dụ như một danh sách liên lạc (contacts) trong Microsoft Oulook là một nguồn dữ liệu. Những nguồn dữ liệu khác là một trong những bảng(table) trong Word, một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu Access, thậm chí là một trong những tài liệu văn bản.
Thông tin bạn nhận thường được liệt kê theo loại và cột như trong hình minh họa. Nguồn tài liệu phải có kết cấu rõ ràng để rất có thể xác định thông tin cho từng khu vực định sẳn (place holder) trong tài liệu chính.
d. Bộ tài liệu khi trả tất
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận
a. Thiết lập cấu hình danh sách người nhận trong mail merge
Bạn biết rất nhiều gì là các yếu tố cơ bản của trộn thư. Bây giờ bạn sẽ tìm đọc làm ráng nào để tùy chỉnh cấu hình tài liệu chính của công ty và liên kết nó với danh sách người nhận.
Mail merge tất cả hai phần chính là tài liệu và danh sách người nhận. Sau khi chúng ta hiểu những gì đang sẵn có hai thành phần chủ yếu và làm chũm nào tất cả liên quan, các bạn sẽ có thể thiết đặt và sử dụng thành công Mail Merges.
b. Tham khảo thêm về list người nhận
Các cột thay mặt cho một loại thông tin người nhận; từng hàng là 1 trong những bộ thông tin hoàn chỉnh cho từng bạn nhận.Một danh sách người nhận có thể được tiến hành bằng ngẫu nhiên chương trình nào, nhưng thông tin danh sách bạn nhận phải gồm cột và hàng.
Bạn rất có thể tạo nó bằng cách sử dụng các chương trình khác nhau, chẳng hạn như Excel, Access hoặc Outlook.
1 Các cột vào một danh sách đại diện thay mặt cho một đội hay các loại thông tin. Mỗi cột được xác định bởi một cột tiêu đề. Ví dụ, một quý khách trong danh sách bạn cũng có thể có các cột mang lại họ tên, địa chỉ.
2 Mỗi sản phẩm trong một danh sách thay mặt đại diện cho một thông tin không hề thiếu của tín đồ nhận. Xem xét rằng cần thiết phải ghi đúng tên và địa chỉ cửa hàng phải đầy đủ.
Từ những tài liệu chính, bạn liên kết vào danh sách thông tin người nhận với sau đó chúng ta cũng có thể thêm bất kỳ cột nào vào một trong những vị trí trong tài liệu thiết yếu đó.
Khi Mail Merge hoàn thành, sẽ có một tài liệu hoàn chỉnh cho từng người mà nó tất cả chứa những thông tin từ các mục nghỉ ngơi trong một mặt hàng của list người nhận.
c. Danh sách tin tức người nhận tới từ đâu
Nếu danh sách đã tồn tại, bạn có thể chỉ cần kết nối với nó với tài liệu bao gồm trong Mail Merge.Nhưng đừng lo trường hợp bạn chưa xuất hiện một danh sách. Mail merge gồm một bước cho chúng ta cũng có thể tạo một danh sách người nhận từ đầu.
Lưu ý: Bạn tất cả thể chuyển đổi các tài liệu trong list người thừa nhận vào bất kỳ lúc nào bằng phương pháp mở vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients trong những lúc trộn thư hoặc bằng phương pháp mở tập tin nguồn dữ liệu trực tiếp.
d. Khám phá Trường (Field) vào Mail Merge
Sau khi chúng ta kết nối cùng với những danh sách người nhận, chúng ta có thể chỉ định những thông tin mà bạn có nhu cầu có trong thư thích hợp nhất bằng cách sử dụng các trường (fields).
Một trường là một tập đúng theo lệnh điều khiển Word 2007 tự rượu cồn chèn thông tin vào tài liệu. Một không thiết yếu thức, có thể coi ngôi trường là một vị trí định sẵn (place holder).
Trong việc tạo với gửi thư hàng loạt, các trường cơ mà bạn áp dụng được hotline là merge fields, và bọn chúng là rất nhiều vị trí định sẵn cho các thông tin đến trực tiếp xuất phát từ 1 danh sách bạn nhận. Ví dụ, vào hình minh họa, merge fields đã được update các thông tin được lưu giữ giữ trong các cột Địa chỉ và Tên của một list người nhận.
e. Tìm hiểu Merge field
Merge fields thực ra được chế tạo ra bởi những fields khác. Ví dụ, vào field Địa chỉ Block là một trong sự kết hợp của tên, tên chúng ta , add đường phố, thành phố, với mã bưu điện.
«Tiêu Đề» «Họ Tên»
«Địa Chỉ thương hiệu Đường»
«Thành Phố», «Bang» «Mã Quốc Gia»
Bạn cũng có thể kiểm soát quan điểm thể hiện tại của thông tin người nhận trong số tài liệu đã trộn (merged) bằng cách định dạng những trường (fields).
Ví dụ, bạn cũng có thể muốn tên sẽ tiến hành in đậm hoặc màu sắc đỏ. Trong tư liệu chính, lựa chọn trường, phủ bọc bởi những vạch hình chữ V ( «»). Trên Tab Home, nhấp chuột bất cứ lệnh trong nhóm Font hoặc những nhóm Paragraph, hoặc click vào nút Dialog Box Launcher
f. Tiến hành mail merge
Một phong so bì đã được ghi showroom người nhận bằng phương pháp sử dụng Mail Merge Wizard.
Trong phần này các bạn sẽ học các cách khác biệt để sản xuất Mail Merge.
Xem thêm: Hướng Dẫn Vẽ Đồ Thị Trong Excel 2013 2016, Vẽ Đồ Thị Bằng Excel 2013
Sau đó, bạn sẽ có một thời cơ để thực hành thực tế trộn thư (mail merge) của riêng rẽ bạn bằng cách sử dụng danh sách người dìm mà các bạn đã xem trong số phần trước.