Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Th.S Lê Thị Ánh - CEO Trung tâm Lê Ánh - Giảng viên khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế Toán Lê Ánh.

Bạn đang xem: Cách sử dụng lệnh if trong excel

Một trong những hàm cơ bản trong excel là hàm if.  Hàm if có thể được kết hợp với nhiều hàm khác nhau như hàm sum, hàm and, hàm vlookup….

Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học kế toán trưởng sẽ hướng dẫn các bạn cách cấu trúc và cách sử dụng hàm If trong excel.

1. Ý nghĩa hàm if trong excel

Hàm IF trong excel dùng để chọn những giá trị thỏa mãn điều kiện nào đó. Hàm IF có thể được kết hợp với các hàm khác để đạt mục đích của người sử dụng.

Nếu cần nhiều điều kiện, có thể lồng các hàm IF với nhau, tối đa có thể lồng 64 hàm if.

2. Cấu trúc hàm if

Cú pháp: = If(logical_test; ; )

Nghĩa là: = If(Điều kiện; Giá trị 1; Giá trị 2)


*

Cấu trúc hàm if trong excel


 

Trong đó, các tham số:

- Logical_testĐiều kiện dùng để trắc nghiệm (xác định điều kiện này là đúng hay sai).

- Value_if_trueLà kết quả trả về của hàm IF nếu thỏa mãn điều kiện dùng để trắc nghiệm (tức điều kiện dùng để trắc nghiệm đúng)

- Value_if_false: Là kết quả trả về của hàm IF nếu không thỏa mãn điều kiện dùng để trắc nghiệm (hay điều kiện dùng để trắc nghiệm sai)

Lưu ý: Dấu "< >" tức là không bắt buộc. Nếu không điền Value_if_true hoặc Value_if_false thì hàm if vẫn trả về giá trị

3. Ví dụ câu lệnh if trong excel

Cột A cho dữ liệu dạng số. 

Người dùng muốn nhóm dòng có giá trị và những dòng có giá trị bằng 0 trong cột A (chia cột A thành 2 nhóm: Giá trị bằng 0, và giá trị lớn hơn 0).

Cách làm: Đặt con trỏ chuột vào ô B2 gõ công thức:

= IF(A2=0,”không”,”Có”)

Sau đó copy công thức cho các ô còn lại.

Ta thu được kết quả sau:


*

Cách sử dụng hàm IF trong excel


Ví dụ: Có dữ liệu điểm của học sinh như sau. Cột C hiển thị kết quả xếp loại có điều kiện xếp loại.


*

Ví dụ hàm IF lồng trong Excel


Có điều kiện như sau:

0

5

8

Yêu cầu: Điền kết quả thích hợp vào cột C.

Cách làm:

Nhìn từ điều kiện xếp loại ta có thể sử dụng hàm IF lồng để giải quyết yêu cầu từ ví dụ này:

Có 2 cách đặt hàm IF lồng cụ thể:

CÁCH 1: Tại ô C2 đặt công thức: =IF(B2 >=8; "Giỏi"; IF(B2>=5; "Khá"; "Yếu"))


*

Ví dụ hàm IF lồng trong Excel


Diễn giải: Điều kiện B2>=8; nếu đúng xếp loại Giỏi; nếu sai thì còn 2 loại xếp loại (khá và yếu), tiếp tục đặt điều kiện B2 >=5; nếu đúng xếp loại Khá (ở đây không cần phải đặt điều kiện =8 xếp loại giỏi rồi); nếu sai xếp loại Yếu

Sau đó chỉ cần kéo hàm cho các học sinh còn lại là xong

CÁCH 2: Tại ô C2 đặt công thức: =IF(B2>0;IF(B2


*

Ví dụ hàm IF lồng trong Excel 2


Diễn giải: Điều kiện B2>0 (kiểm tra tính hợp lệ của điểm); Nếu đúng đi vào xếp loại Điều kiện B2

Copy công thức cho các ô còn lại từ C3 đến C5 là xong

4. Chú ý khi sử dụng hàm if

Khi sử dụng hàm IF lồng nhau, dù làm theo cách này khá là dễ tuy nhiên ta không nên lồng quá nhiều hàm vào với nhau, dễ gây sai sót và kiểm soát khó, nhiều hàm rất dễ sai hoặc bỏ sót ngoặc đơn, dẫn đến kết quả sẽ sai hoặc không hiển thị được gì, rất mất công.

Vì thế Dù Excel cho phép bạn lồng đến 64 hàm IF khác nhau thì bạn cũng không nên làm như vậy. Tại sao?

Nhiều câu lệnh IF sẽ yêu cầu bạn suy nghĩ rất nhiều để xây dựng câu lệnh chính xác và đảm bảo rằng lô-gic của các câu lệnh có thể tính toán chính xác qua từng điều kiện cho đến khi kết thúc. Nếu bạn không lồng các câu lệnh IF chính xác 100 % thì khả năng 75 % là công thức có thể hoạt động được nhưng 25 % sẽ trả về kết quả không mong muốn. Rất tiếc, khả năng bạn tìm ra nguyên nhân của 25 % đó là rất nhỏ.Nhiều câu lệnh IF có thể rất khó để duy trì, đặc biệt là khi bạn quay lại sau một thời gian và cố gắng tìm hiểu điều mà bạn, hoặc tệ hơn là một người khác, đã cố gắng thực hiện.Nhiều câu lệnh IF đòi hỏi nhiều dấu mở ngoặc và đóng ngoặc tròn (), có thể sẽ khó quản lý tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công thức bạn tạo.

Sự cố thường gặp khi sử dụng hàm if trong excel:

Hiển thị kết quả 0 (không) trong ô: Không có đối số nào cho đối số value_if _true hoặc value_if_False. Để thấy giá trị trả về đúng, thêm văn bản đối số vào hai đối số đó hoặc thêm TRUE hoặc FALSE vào đối số.

Hiển thị kết quả #NAME? trong ô: Lỗi này thường có nghĩa là công thức viết sai chính tả, lỗi công thức,…

Lưu ý: Khi sử dụng hàm IF trong Excel có nhiều bạn bị nhầm lẫn giữa dấu "," và dấu ";" trong cấu trúc hàm dẫn. Các đối số của Các hàm trong excel đều được ngăn cách bởi dấu ";" trong trường hợp gõ nhầm Excel sẽ gửi thông báo để người dùng sửa lại như trong hình


*

Lưu ý khi sử dụng hàm IF trong excel


Trên đây kế toán Lê Ánh đã hướng dẫn chi tiết cách sử dụng hàm if trong excel. Để biết thêm cách sử dụng các hàm và thủ thuật trong excel các bạn tham khảo thêm các bài viết:

Nếu các bạn có bất kỳ thắc mắc về cách sử dụng hàm if hãy để lại comment bên dưới bài viết, hay liên hệ với thông tin dưới đây để được giải đáp:

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực tế và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hãy cùng Sforum tìm hiểu ngay cách dùng hàm IF trong Excel, có cú pháp và ví dụ cụ thể trong bài viết dưới đây.

Excel là một phần mềm văn phòng rất quen thuộc với mọi người. Các hàm trong Excel giúp chúng ta tính toán và thống kê số liệu một cách chính xác, nhanh chóng. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về cách sử dụng hàm IF - một trong những hàm Excel phổ biến nhất nhé.

*

Hàm IF là gì?

Hàm IF là một hàm logic cho phép bạn thực hiện so sánh giữa một giá trị cụ thể với giá trị bạn mong muốn, nghĩa là lệnh IF sẽ kiểm tra điều kiện so sánh, sau đó trả về kết quả nếu đúng hoặc sai. Vì vậy, một câu lệnh IF có thể có hai kết quả. Hàm trả về kết quả đầu tiên khi so sánh của bạn là True, kết quả thứ hai là nếu so sánh của bạn là False.

Hàm IF trong Excel có công thức thế nào

Hàm IF trong Excel có công thức là =IF(logical_test,,). Trong đó:

logical_test: Điều kiện bạn muốn kiểm tra (bắt buộc).

value_if_true: Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là ĐÚNG/TRUE (bắt buộc).

value_if_false: Giá trị bạn muốn trả về nếu kết quả của logical_test là SAI/FALSE (tùy chọn).

Cách dùng hàm IF trong Excel chi tiết

Các ví dụ cụ thể

Ví dụ 1: Xác định kết quả "Đỗ" hay "Trượt" của học sinh dựa vào Điểm số.

Công thức sử dụng: =IF(B2>5,"Đỗ","Trượt")

*

Như chúng ta thấy trong hình minh họa, B2 nằm trong cột Điểm số, là điều kiện ta cần xét tới khi muốn biết kết quả của 1 học sinh là Đỗ hay Trượt. Nếu điều kiện là Điểm số > 5 thì kết quả là "Đỗ", ngược lại sẽ trả về kết quả "Trượt".

Ví dụ 2: Tính Hoa hồng được hưởng dựa theo các mức Doanh thu đạt được.

Công thức sử dụng: =IF(B25500000,3.75%,2.65%)))

Câu lệnh IF trong ví dụ này được lồng phức tạp này tuân theo logic sau:

Nếu Doanh thu (ô B2)

Nếu Doanh thu (ô B2) > 5,500,000đ thì Hoa hồng đạt được là 3.75%.

Các trường hợp khác sẽ trả về kết quả Hoa hồng là 2.65%.

Xem thêm: Bến xe phương trang châu đốc hay nhất, bạn nên biết, nhà xe phương trang an giang

Kết luận về cách sử dụng Lệnh IF trong Excel

Hi vọng qua bài viết này, bạn sẽ hiểu hơn về hàm IF trong Excel, công thức cũng như cách dùng trong thực tế nhé. Chúc bạn thành công.