Thật là phí nếu như khách hàng không nghe biết tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là 1 tính năng khôn xiết thú vị cùng hữu ích so với người sử dụng. Thay do ngồi gõ thủ công bằng tay từng phiếu điểm, phiếu mời gây mất thời gian thì trộn thư sẽ giúp bạn làm điểu kia chỉ bằng một vài làm việc đơn giản. Nếu khách hàng chưa biết:
Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư trong Word nhanh và 1-1 giản
Bạn hãy đọc bài viết này để tìm hiểu cách thao tác làm việc nhé!
I. Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay có cách gọi khác là mail merge là một trong những chức năng nâng cấp của Microsoft Word. Cùng với mail merge chúng ta có thể chèn những danh sách, tệp tin vào những thư mời, phiếu điểm biên soạn sẵn. Ráng vì buộc phải ngồi gõ thủ công, điền thương hiệu từng người một thì trộn thư để giúp bạn máu kiệm được nhiều thời gian khi có thể áp dụng cho nhiều người rất thuận tiện.
II. Lí giải trộn thư vào Word đơn giản và dễ dàng
Tuy trộn thư là một tính năng vô cùng thuận lợi nhưng nhiều người sử dụng vẫn chưa chắc chắn thực hiện như vậy nào. Các bạn cùng theo dõi công việc sau trên đây nhé!
Đầu tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một văn bản đã biên soạn sẵn nhưng quăng quật trống những thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi máu để thực hiện như sau:
Bước 1: bên trên thanh dụng cụ chọn mục Mailings. Tiếp đến nhấn chọn Start Mail Merge. Chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bạn đang xem: Hướng dẫn trộn thư trong word 2013
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, sống mục Select document type, các bạn nhấn chọn vào ô Letter. Thừa nhận Next: Starting document sinh sống phía góc dưới thuộc của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: liên tiếp chọn Use the current document vào mục Select starting document, dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn lựa chọn Type a new các mục trong mục Select recipients, lựa chọn Chọn Next: Write your letter vào Step 3 of 6.
Chọn Type a new danh mục trong mục Select recipients
Bước 5: Khi hành lang cửa số New Address List xuất hiện, chúng ta nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại hộp thoại Customize Address List, chúng ta cũng có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, cụ thể như sau:
Add: Thêm tài liệu
Delete: Xoá những dữ liệu tất cả sẵn.
Rename: Đổi tên tài liệu có sẵn
Sau khi triển khai xong, bạn nhấn OK để gửi sang cách tiếp theo.
vỏ hộp thoại Customize Address List
Bước 7: các bạn điền các thông tin nhưng mà văn bản còn thiếu thốn như tên, địa điểm,... Tùy thuộc theo mục đích của khách hàng trong những văn phiên bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm chiếc mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: tra cứu kiếm.
Thực hiện xong, các bạn nhấn chọn OK.
Điền các thông tin bắt buộc thiết
Bước 8: Khi hành lang cửa số Save Address List xuất hiện, các bạn đặt tên cho tệp tin này rồi dấn Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau thời điểm bấm lưu, size Mail Merge Recipients vẫn xuất hiện, bạn cũng có thể tùy ý sửa thay đổi theo các công dụng như:
Sort: bố trí lại dữ liệu
Filter: thanh lọc lại những danh sách tin tức cần thiết
Find duplicates: Tìm cùng xoá những dữ liệu tương đương nhau.
Validate address: xác thực địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: chúng ta mở lại cửa sổ Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing các mục trong Select recipients, tiếp sau chọn Next: Write your letter nghỉ ngơi mục Step 3 of 6. Nhấn chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
thừa nhận chọn More items
Bước 11: chúng ta nhấn lựa chọn mục Database Fields tại vỏ hộp thoại Insert Merge Field
Sau kia nhấn lựa chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn lựa chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn triển khai chèn tin tức rồi nhận chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn lựa chọn mục Mailings trên thanh lao lý
Nhấn chọn Finish và Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi xuất hiện thêm cửa sổ Merge to lớn New Document, chúng ta chọn All rồi OK nhằm hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge lớn New Document để hoàn tất
Trên trên đây là quá trình hướng dẫn trộn thư trong Word 2010 tiện lợi cho mình tham khảo. Chúng ta cũng có thể thực hiện giống như trên Word 2013 với Word 2016. Hi vọng nội dung bài viết sẽ hữu dụng với bạn. Chúc chúng ta thực hiện thành công!
Sử dụng khả năng Mail Merge của Microsoft Word, tín đồ dùng rất có thể giảm tối đa thời gian khi đề nghị xử lý những dạng chèn danh sách vào trong 1 mẫu cố định và thắt chặt như: thư mời, thư cảm ơn, thông báo, bảng điểm, phù hợp đồng… mặc dù nhiên, nhiều người vẫn chưa biết cách thực hiện Mail Merge nhằm trộn thư trong Word; đặc biệt quan trọng là các bạn học sinh, sinh viên. Nội dung bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word nhanh nhất, dễ dàng nắm bắt nhất.
Trộn thư vào Word là gì?
Mail Merge hay còn gọi là trộn thư là một trong nhiều tính năng hữu ích của Microsoft Word; giúp tự động điền những thông tin của từng tín đồ nhận vào từng lá thư.
Sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word giúp bạn có thể soạn các thư và một lúc, tiết kiệm thời hạn hơn; ráng vì yêu cầu ngồi gõ thương hiệu từng bạn một. Tính năng trộn thư vào Word tất cả ở trên tất các phiên bản Word trường đoản cú 2007 cho 2019.
Trộn thư trong Word là gì?
Các bước thực hiện trộn thư vào Word (Mail Merge)
Bước 1: chuẩn bị danh sách tài liệu cần dùng
Trước khi ban đầu thực hiện nay trộn thư trong Word; các bạn cần chuẩn bị một danh sách tài liệu cần dùng để làm trộn thư. Gồm một để ý là hãy áp dụng một tệp tin Word chứa nội dung mẫu và chế tác một file Word khác hoặc một tệp tin Excel chứa tin tức cần dùng.
Đặc biệt, lúc chế tạo file list cần chú ý không được để trống một loại nào bên trên hay bên dưới table. Còn nếu như không các bạn sẽ tạo ra những biểu chủng loại lỗi, bị mất thông tin.
Chuẩn bị danh sách tài liệu cần dùng
Bước 2: Mở kĩ năng trộn thư Mail Merge
Các bạn mở file Word mẫu đã được tạo nên sẵn để chèn thông tin. Sau đó tại văn bản Word phải trộn thư; click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard; để mở công việc thực hiện.
Mở tài năng trộn thư Mail Merge
Bước 3: ban đầu trộn thư
Khi mở ra Mail Merge nghỉ ngơi phía bên buộc phải Word, trên Step 1 các các bạn sẽ thấy những tùy chọn như:
Letters: thư mời.E-mail messages: Email.Envelopes: Phong thư.Labels: Thư theo nhãn.Directory: Thư theo danh mục.Các các bạn nhấn chọn một số loại văn bản bạn muốn trộn. Trong nội dung bài viết này cửa hàng chúng tôi sẽ lấy ví dụ thực hành làm mẫu mã thư mời; phải tại bước này sẽ chọn Letter. Sau đó, vào Select document type, rồi chọn Next: Starting document.
Tại Step 2 đang hiện ra các tùy lựa chọn như sau:
“Use the current document” là sử dụng mẫu thư vẫn mở.“Start from a template” là thực hiện mẫu thư trong Word.“Start from existing document” là sử dụng những mẫu thư đã gồm hoặc đã sản xuất lưu trong Word.Các bạn chọn mục Use the current document, rồi nhấn Next: Select recipients.
Tại Step 3, nếu các bạn chưa có danh sách sẵn thì hoàn toàn có thể chọn Type a new danh mục để tạo danh sách mới; tiếp đến chọn Next: Write your letter.
Trộn thư trong word
Các phương pháp khác
Còn trường hợp các bạn đã sở hữu sẵn danh sách thì lựa chọn Use an existing list; rồi click vào Browse nhằm mở file Excel chứa danh sách cần dùng. Sau khoản thời gian chọn đúng tệp tin Excel cần sử dụng thì các bạn click Open.
Lúc này vỏ hộp thoại Select Table hiện nay ra; các bạn chọn vào Sheet gồm chứa tài liệu cần dùng rồi dấn OK.
Trong đồ họa Mail Merge Recipients sẽ mặc định là lựa chọn tất cả. Do vậy, chúng ta hãy thực hiện các thao tác làm việc điều chỉnh; thu xếp và thanh lọc ra những dữ liệu mà bạn có nhu cầu lấy bằng cách tích chọn hoặc quăng quật tích vào những tin tức trong giao diện, rồi dấn OK nhằm tiếp tục.
Tiếp theo bạn chọn Next: Write your letter để gửi sang bước kế tiếp.
Tại cách này sẽ có các mục để các bạn lựa lựa chọn viết thêm hay sửa đổi những thông tin trong thư trộn. Nếu như khách hàng không cần sửa đổi thì rất có thể bỏ qua bước này và dìm Next nhằm tiếp tục.
Để điền tài liệu vào mẫu giấy tờ; các bạn đặt bé trỏ chuột vào vị trí mong mỏi chèn thông tin, tiếp đến nhấn vào More items.
Khi hộp thoại Insert Merge Field hiện tại ra; chúng ta chọn trường tin tức đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột, rồi dìm Insert để chèn.
Các bạn tiến hành chèn lần lượt cho đến khi hết những trường thông tin vào mẫu Word gồm sẵn. Sau thời điểm chèn ngừng hết những vị trí các bạn click Close nhằm đóng lại.
Các biện pháp trộn thư
Với word 2007, 2010 và 2013
Với các bạn sử dụng Word 2007, 2010 cùng 2013; sau cách này chúng ta nhấn chọn Next: Preview your letters, rồi tiếp tục chọn Next: Complete the merge nhằm hoàn tất quy trình trộn thư. Các bạn cũng có thể xem lại toàn bộ các thư sẽ trộn; khi chọn mục Edit individual letters. Để xem toàn bộ các phiếu vừa trộn chúng ta chọn mục All rồi nhận OK.
Còn đối với chúng ta sử dụng Word 2016, 2019 thì sau khoản thời gian chèn xong; các chúng ta cũng có thể chọn Preview Results để xem trước kết quả. Tại đây các chúng ta cũng có thể biết được các thông tin vừa chèn đã được đặt đúng vị trí trong thư chưa; click vào mũi tên nhằm xem những phiếu khác.
Các bước thực hiện
Sau đó bấm chuột vào Finish và Merge và lựa chọn 1 trong 3 mục sau:
“Edit Individual Documents” để sửa đổi tài liệu cá nhân.“Print Documents” để in tài liệu.“Send email Masages” nhằm gửi qua email.Các bạn có nhu cầu chỉnh sửa tài liệu thì chọn Edit Individual Documents. Sau đó trên screen sẽ hiển thị hộp thoại Merge to lớn New Document; các bạn chọn mục All rồi nhận OK.
Kết thúc quá trình trộn thư, các chúng ta có thể lưu file bằng phương pháp chọn tệp tin -> Save; hoặc nhấn tổng hợp phím Ctrl + S, rồi viết tên file và lựa chọn thư mục đựng file.
Xem thêm: Top 11 phần mềm ghép ảnh trên máy tính, pc miễn phí, tốt, top 8 phần mềm ghép ảnh trên điện thoại
Kết thúc quy trình trộn thư
Lời kết
Trên phía trên là bài viết hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng Mail Merge trộn thư trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019. Giữa những phiên bạn dạng Word có một vài chi tiết khác hoàn toàn nhỏ; mặc dù các thao tác trộn thư vào Word về cơ phiên bản vẫn tương tự.
Các các bạn hãy đọc nội dung bài viết và thực hành thực tế theo quá trình để trộn thư, trộn văn phiên bản trong Word. Hy vọng bài viết này sẽ chia sẻ đến các bạn cách trộn thư vào Word nhanh nhất, dễ nắm bắt nhất. Giúp chúng ta thuận tiện hơn trong quá trình soạn thảo; rút ngắn thời gian thao tác và không còn gặp gỡ khó khăn trong việc tạo những thư mời để gửi. Chúc các bạn thực hiện nay thành công!