Quy trình tính lương là hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nó giúp công tác tính và thanh toán lương trong doanh nghệp trở nên chuyên nghiệp hơn và người lao động được đảm bảo quyền lợi hợp pháp hơn.

Bạn đang xem: Quy trình chấm công tính lương

Trong bài viết dưới đây, Lê Ánh Hr cũng đội ngũ chuyên gia nhân sự sẽ chia sẻ với các bạn quy trình tính lương trong doanh nghiệp hoàn thiện và hiệu quả nhất.


I. Mục đích của quy trình tính lương

- Xác định chính xác, đầy đủ lương và các chế độ kèm theo lương hàng tháng cho CNV.

- Quy định các tài liệu,biểu mẫu theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, công nhân.

- Hệ thống đơn giá khoán sản phẩm cho các công đoạn áp dụng chế độ lương khoán.

Tính lương đúng, đủ, trả kịp thời cho nhân viên, công nhân trong công ty.

Phạm vi áp dụng - Áp dụng cho toàn bộ công ty.

II. Nội dung quy trình tính lương trong doanh nghiệp

1. Bảng lương

- Bảng lương của công ty bao gồm các cột chi tiết theo mẫu: NS – 17 – BM01. Phòng nhân sự có trách nhiệm giải thích đầy đủ các cột, cách tính lương cho nhân viên khi được yêu cầu.

 - Trong trường hợp thay đổi các yếu tố cấu thành trong bảng lương, thì phải được duyệt trước của giám đốc công ty.

Tham khảo: Khóa Học CB - Học Thực Hành Thực Chiến Cùng Chuyên Gia Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

2. Chấm công

- Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo thẻ chấm công của nhân viên đó.

- Đối với trường hợp giờ công bị thiếu thì người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.

- Đối với trường hợp phát hiện giờ công không đúng, không chính xác theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để giải thích, nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy chế kỷ luật của công ty.

- Đối với trường hợp nhân viên làm giờ tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không.

Trường hợp không đúng hoặc là người lao động làm tăng ca vượt quá 1h/ngày làm việc mà không có giấy tăng ca thì phải mời nhân viên đó lên để giải trình.

- Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, phòng nhân sự cần in tổng hợp chấm công và chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công của từng nhân viên. Nếu có sự khiếu nại của nhân viên thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.

3. Cập nhật các mức lương, mức chế độ cho nhân viên:

 - Nếu trong tháng phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp liên quan đến lương hàng tháng thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.

4. Xác định mức lương thực tế

- Mức lương cơ bản thực tế = Mức lương cơ bản * số ngày công thực tế/ số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.

- Mức lương tăng ca = Mức lương cơ bản * số ngày công tăng ca * 1.5/ số ngày công tiêu chuẩn trong tháng.

- Mức lương làm vào ngày chủ nhật * hệ số 2, vào ngày lễ nhân hệ số 3, nếu làm vào ngày chủ nhật mà được phân công nghỉ bù ngày khác trong tuần thì không được nhân hệ số, nếu làm ngày lễ mà được phân công nghỉ bù ngày khác thì chỉ được nhân hệ số 2.0. Các khoản lương này nếu có được cho vào cột thu nhập khác.

- Đối với các khoản thu nhập khác được nhập chung vào cột các khoản thu nhập khác.

- Đối với phụ cấp chức vụ: Nếu làm đủ 23 ngày công trong tháng trở lên thì được tính nguyên mức phụ cấp, nếu làm dưới 23 ngày thì tính theo công thức: = (số ngày làm việc/số ngày tiêu chuẩn) * mức phụ cấp chức vụ.

*

5. Xác định thưởng năng suất

- Phòng nhân sự có trách nhiệm đốc thúc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu về phòng nhân sự vào ngày 02 hàng tháng.

- Đối với các biên bản đánh giá công việc hàng ngày, Trưởng các bộ phận phải tập hợp và chuyển cho phòng nhân sự vào ngày cuối tháng.

- Dựa trên biên bản đánh giá công việc và các biên bản xử lý vi phạm nội quy, Trưởng bộ phận nhân sự tổng hợp các tiêu chí đánh giá liên quan đến nghiệp vụ và quy chế của công ty.

 - Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu và bảng tổng hợp đánh giá nghiệp vụ, nội quy của Trưởng phòng nhân sự, nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh để trình Trưởng phòng xem xét.

- Sau khi nhân được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương.

- Mức thưởng năng suất thực tế = Mức thưởng năng suất tương ứng * Hệ số đánh giá công việc.

6. Xác định các khoản giảm trừ

- Các khoản giảm trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền trách nhiệm hoặc chức vụ, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn…

- Đối với các khoản ứng lương thì thực hiện theo quy chế của công ty, vào ngày 2 của tháng sau phòng kế toán chuyển danh sách nhân viên ứng lương cho phòng nhân sự. Nhân viên tính lương nhập số liệu ứng lương vào bảng lương.

- Đối với các khoản bồi thường thiệu hại (nếu có) nhân viên phụ trách pháp chế của công ty chuyển quyết định xử lý bồi thường thiệt hại cho nhân viên tính lương nhập vào cột các khoản giảm trừ khác.

- Đối với các khoản đóng các quỹ bảo hiểm, công đoàn thì phải có quyết định tương ứng của giám đốc hoặc công đoàn công ty.

7. In và kiểm tra bảng lương

- Nhân viên tính lương in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo các nguyên tắc sau:

+ Đối với các loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng thì phải kiểm tra lại.

+ Đối với mức thu nhập vượt quá mức trung bình trong bộ phận đó 100% hay chỉ bằng 50% thu nhập trung bình thì phải kiểm tra lại.

- Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận.

- Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho GD xem xét và phê duyệt.

8. In phiếu lương

- Sau khi được giám đốc duyệt bảng lương, nhân viên tính lương in các phiếu lương và đính kèm theo bảng lương tổng để chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán.

- Phiếu lương được cho vào phong bì và gửi cho từng nhân viên.

9. Thanh toán lương

- Việc thanh toán lương cho nhân viên được chi trả qua thẻ ATM. Phòng Tài chính Kế toán chịu trách nhiệm làm thủ tục gửi tiền vào ngân hàng chậm nhất là vào ngày 9 hàng tháng.

- Trường hợp vì lý do tài chính chưa thể thanh toán được thì phòng Tài chính Kế toán phải thông tin ngay cho Trưởng phòng nhân sự để thông báo cho nhân viên biết.

10. Lưu hồ sơ

- Thủ quỹ/kế toán ngân hàng và kế toán thanh toán, kế toán tiền lương thực hiện lưu đầy đủ hồ sơ thanh toán lương.

- Thủ quỹ và kế toán thanh toán phải hạch toán vào tài khoản kế toán, ghi chép sổ sách đúng đối tượng.

III. Lưu đồ tính và thanh toán tiền lương

*

- Bước 1: Bộ phận chấm công thực hiện việc chấm công hàng ngày cho nhân viên, cuối tháng chuyển cho Kế toán tiền lương.

- Bước 2: Kế toán tiền lương tập hợp Bảng chấn công và các chứng từ liên quan.

- Bước 3: Căn cứ vào Bảng chấm công, Kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán tiền lương, thưởng và các khoản phải nộp và chuyển cho Kế toán trưởng.

- Bước 4: Kế toán trưởng kiểm tra Bảng lương:

+ Nếu đồng ý: chuyển cho Giám đốc xét duyệt và ký (bước 5).

+ Nếu không đồng ý: chuyển trả lại cho Kế toán tiền lương.

- Bước 5: Giám đốc xem xét, duyệt và ký vào Bảng lương sau đó chuyển lại cho Kế toán trưởng.

- Bước 6: Kế toán trưởng nhận Bảng lương từ Giám đốc và chuyển lại cho Kế toán tiền lương.

- Bước 7: Căn cứ vào Bảng lương đã được ký duyệt, Kế toán tiền lương trả lương cho nhân viên.

- Bước 8: Nhân viên nhận lương và ký nhận.

Trên đây là chi tiết quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Mong rằng những chia sẻ của Lê Ánh HR trong bài viết hữu ích với các bạn!

Lê Ánh HR - Nơi đào tạo hành chính nhân sự uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học hành chính nhân sự, khóa học C&B ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Ngoài các khóa học hành chính nhân sự chất lượng thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học kế toán online - offline, khóa học xuất nhập khẩu chất lượng tốt nhất hiện nay.

Hiện có khá nhiều quy trình chấm công, tính lương khác nhau, được các công ty, doanh nghiệp triển khai và áp dụng. Tuy nhiên, dù đơn vị bạn có chấm công và tính lương thế nào, thì yêu cầu đặt ra luôn phải đảm bảo được tính đơn giản và chuẩn xác 100%. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn chưa có quy trình chấm công tính lương như ý muốn. Thì đừng ngần ngại, theo dõi bài viết chia sẻ dưới đây của chúng tôi. 

1. Quy trình chấm công tính lương truyền thống 

1.1. Quy trình chấm công

Giờ công của nhân viên được xác định dựa theo bảng chấm công của nhân viên đó.

Nếu giờ công bị thiếu, người lao động phải làm giấy đề nghị xác định công theo quy định quản lý giờ công.Nếu phát hiện giờ công không đúng theo quy chế của công ty thì phòng nhân sự phải mời nhân viên liên quan lên để giải thích. Nếu vi phạm quy chế thì phải xử lý theo quy định của công ty.Nếu nhân viên làm tăng ca thì phòng nhân sự phải kiểm tra các giấy đề nghị tăng ca của nhân viên đó, xem có đúng với các chính sách, quy định của công ty hay không. Trường hợp không đúng, thì phải mời nhân viên đó lên để giải trình.

*

Bảng chấm công thể hiện trên excel

Sau khi hoàn thành bảng tổng hợp công, phòng nhân sự cần in tổng hợp chấm công và chuyển cho từng bộ phận để xác định tính chính xác của giờ công theo từng nhân viên. Nếu có sự khiếu nại của nhân viên, thì phòng nhân sự phải tiến hành giải quyết.

1.2. Quy trình tính lương 

Cập nhật các mức lương, chế độ cho từng nhân viên

Nếu trong tháng có phát sinh việc thay đổi mức lương cơ bản, mức thưởng, mức bảo hiểm, phụ cấp,… liên quan đến lương hàng tháng. Thì nhân viên tính lương phải cập nhật các số liệu thay đổi vào trong bảng lương.

Xác định mức lương thực tế

Theo đó, doanh nghiệp sẽ xác định mức lương cơ bản, mức lương tăng ca và mức lương làm ngày chủ nhật, ngày lễ,… để có thể tính lương chuẩn xác cho nhân viên.

*

Xác định mức lương thực tế doanh nghiệp trả cho nhân viên

 Xác định thưởng năng suất

Phòng nhân sự sẽ có trách nhiệm đôn đốc các bộ phận gửi bảng đánh giá các chỉ tiêu về phòng nhân sự vào ngày một ngày nhất định hàng tháng (tùy theo yêu cầu mỗi doanh nghiệp).

Dựa trên bảng đánh giá chỉ tiêu và bảng tổng hợp đánh giá nghiệp vụ, nội quy của Trưởng phòng nhân sự. Nhân viên tính lương lập bảng tổng hợp đánh giá công việc của từng chức danh để trình Trưởng phòng xem xét.

Sau khi nhân được kết quả phê duyệt từ Giám đốc, nhân viên tính lương sẽ nhập hệ số đánh giá công việc vào bảng lương. Mức thưởng năng suất thực tế sẽ bằng mức thưởng năng suất tương ứng x hệ số đánh giá công việc.

Xác định các khoản giảm trừ

Các khoản giảm trừ bao gồm ứng lương, bồi thường thiệt hại, trừ tiền trách nhiệm hoặc chức vụ, giảm trừ đóng vào các quỹ bảo hiểm, công đoàn…

In và kiểm tra bảng lương

Nhân viên tính lương sẽ in bảng lương và kiểm tra bảng lương dựa theo: loại công tăng giảm theo số ngày làm việc trong tháng, mức thu nhập trung bình trong từng bộ phận,…

Sau khi tiến hành kiểm tra, nhân viên tính lương chuyển bảng lương cho Trưởng phòng nhân sự xem xét và ký xác nhận. Trường phòng nhân sự chịu trách nhiệm trình bảng lương cho Giám Đốc xem xét và phê duyệt.

In phiếu lương và thanh toán lương

Sau khi được giám đốc duyệt bảng lương, nhân viên tính lương in các phiếu lương và đính kèm theo bảng lương tổng để chuyển cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Phiếu lương được cho vào phong bì và gửi đến từng nhân viên

Phòng kế toán chịu trách nhiệm làm thủ tục gửi tiền vào ngân hàng theo thời gian quy định của mỗi doanh nghiệp.

2. Quy trình chấm công tính lương đơn giản, chuẩn xác 100% với phần mềm HRPRO7

Quy trình chấm công tính lương sẽ đơn giản, nhanh chóng và chuẩn xác hơn khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm nhân sự HRPRO7 hỗ trợ. Lý do là bởi:

Quy trình chấm công tính lương sẽ được cập nhật đồng bộ trong hệ thống phần mềm. Nên việc tính toán lương sẽ được thực hiện hiệu quả, mà không lo bỏ soát công đoạn nào. Phần mềm tích hợp với máy chấm công, giúp bạn có thể cập nhật số công làm việc của mỗi nhân viên vào hệ thống, theo quy trình tính lương gắn với các chỉ số, tiêu chí, đảm bảo việc tính lương chính xác hơn.Phân hệ quản lý lương giúp doanh nghiệp tự động hóa trong quy trình tính lương, giảm thiểu được thời gian tính lương, thuế, bảo hiểm cho nhân viên hàng tháng.Phần mềm có phân hệ xin nghỉ làm để nhân viên có thể vào xin phép, báo cáo nghỉ làm trên phần mềm, để quá trình chấm công tính lương không bị sai sót. Sử dụng phần mềm, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tính lương cho từng nhân viên theo mức lương cụ thể của từng người: tính lương theo ca làm, sản phẩm, lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng chấm công hàng ngày. Đặc biệt, phần mềm còn tự động tính thuế TNCN, các khoản phạt, thưởng cho từng nhân viên. Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ của từng nhân viên…Quản lý lương bằng phần mềm, mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ, để bạn có thể dễ dàng hơn khi kiểm tra những sai sót, giải quyết thắc mắc. Vấn đề tiền nong, thu chi trong doanh nghiệp cũng được thực hiện công khai, rõ ràng.Sử dụng phần mềm giúp bạn tiết kiệm thời gian tối đa có thể trong quá trình quản lý tiền lương hiệu quả.

Xem thêm:

*

Chấm công, tính lương hiệu quả với phần mềm HRPRO7

Dựa vào thông tin về quy trình tính công chấm lương theo cách truyền thống và dùng phần mềm HRPRO7 được giới thiệu trên đây. Chắc hẳn doanh nghiệp cũng biết được quy trình nào tiện lợi và hiệu quả hơn cho đơn vị mình.