Ở bài viết hôm nay Trung trọng tâm tin học tỉnh thái bình sẽ hướng dẫn các bạn các bước tiến hành trộn thư theo yêu cầu 2 thư trên thuộc 1 trang giấy.
Bạn đang xem: Trộn nhiều thư trên 1 trang giấy
Yêu Cầu: chúng ta cũng phải sẵn sàng dữ liệu danh sách file Excel và 1 file mẫu mã thư Word.
Video phía dẫn
Bài khuyên bảo trộn thư, trộn văn bạn dạng Mail Merge theo yêu mong đã kết thúc. Chúc các tiến hành các vấn đề còn sót lại liên quan tiền đế mail merge thành công xuất sắc ạ.
Tính năng trộn thư vào Word 2010 là tính năng rất hấp dẫn và hữu ích. Thử tưởng tượng, nếu bạn là giáo viên, bạn cần gửi thư mời họp phụ huynh hoặc sổ liên lạc cho những phụ huynh, ví như gõ thủ công thì các bạn phải mất bao nhiêu thời gian mới hoàn thành? Mail Merge sẽ giúp bạn giải quyết và xử lý vấn đề kia chỉ bởi vài cú nhấp chuột.
Trong bài viết này, Thuthuat
Office đã giới thiệu cho mình cách trộn thư vào Word 2010. Bắt đầu thôi nào!
Trộn thư vào Word (Mail Merge) là gì?
Trộn thư (Mail Merge) là một tính năng nâng cao trong Microsoft Word, giúp đỡ bạn xử lý việc chèn những danh sách, tệp tin,… vào một trong những văn băn bản cố định như thư mời, thông báo, phiếu điểm, bảng lương hàng tháng…
Đây là 1 tính năng thực sự có lợi giúp họ tiết kiệm được không ít thời gian.
Cách trộn thư trong Word 2010
Để xong xuôi được quá trình trộn thư, bạn cần có 2 tệp tin tài liệu:
Văn bạn dạng gốc: nội dung văn bạn dạng đã được soạn thảo sẵn và đang quăng quật trống những nội dung nên điền. Ví dụ: Thư mời, giấy báo trúng tuyển bỏ trống tên người nhận, người/đơn vị nhận, địa chỉ, số năng lượng điện thoại…Dữ liệu gốc: thông tin dữ liệu của từng cá nhân, đơn vị để điền vào địa điểm đang bỏ trống sinh sống văn bản đã được biên soạn sẵn.1. Phương pháp trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn
Bước 1: Bạn vào tab Mailings bên trên thanh qui định >> chọn Start Mail Merge >> lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bước 2: hành lang cửa số Mail Merge hiện nay ra.
Đầu tiên, làm việc mục Select document type lựa chọn Letter >> lựa chọn Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.Tiếp theo, lựa chọn Use the current document vào mục Select starting document >> chọn Next: Select recipients ngơi nghỉ mục Step 2 of 6.Chọn Type a new list vào mục Select recipients >> chọn Next: Write your letter trong Step 3 of 6.
Bước 3: cửa sổ New Address List xuất hiện >> chọn Customize Columns.
Bước 4: Trong vỏ hộp thoại Customize Address List, chúng ta có thể tuỳ chỉnh dữ liệu như:
Add: Thêm trường.Delete: Xoá những trường tất cả sẵn.Rename: Đổi tên trường gồm sẵn.Sau khi hoàn tất, chúng ta nhấn lựa chọn OK.
Bước 5: Điền thông tin cơ bạn dạng của các trường.
Ví dụ:
New Entry: Thêm dòng mới.Delete Entry: Xoá dòng.Find: search kiếm.Sau khi trả tất chọn OK.
Bước 6: hành lang cửa số Save Address List lộ diện >> Đặt tên mang đến tập tin này rồi lựa chọn Save.
Bước 7: Tại form Mail Merge Recipients, chúng ta cũng có thể sửa lật qua các tác dụng như:
Sort: thu xếp lại tài liệu theo trường nào đó.Filter: thanh lọc ra đều danh sách quan trọng trong danh sách dài.Find duplicates: Tìm với xoá những dữ liệu như là nhau.Validate address: xác thực địa chỉ.Sau đó lựa chọn OK.
Bước 8: quay lại cửa sổ Mail Merge.
Bước 9:
Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện thêm >> chọn Database Fields.Sau đó lựa chọn vào ngôi trường đã kiến tạo >> chọn Insert tại các vị trí >> chọn Next: Preview your letter.
Bước 10: sau khoản thời gian đã chèn xong xuôi các ngôi trường >> lựa chọn Next: Complete the merge.
Bước 11:
Trên thanh công cụ, lựa chọn tab Mailings.Tại mục Finish & Merge >> lựa chọn Edit Individual Documents.Cửa sổ Merge to New Document hiển thị >> lựa chọn All >> lựa chọn OK.
2. Cách trộn thư vào Word 2010 bằng cách sử dụng tệp tin Excel
Bước 1:
Bạn thực hiện tương tự quá trình 1 và 2 như giải pháp trộn thư trong Word 2010 bằng cách tạo mới danh sách chèn làm việc trên.Nhưng sinh sống mục Step 3 of 6 >> chọn Use an existing list >> lựa chọn Browser.Chọn tệp tin Excel có tài liệu bạn phải >> chọn Open.
Bước 2: chọn sheet chứa tài liệu trong tệp tin Excel >> chọn OK.
Bước 3: tiến hành lại từ bước 7 đến cách 11 như giải pháp trộn thư vào Word 2010 bằng cách tạo mới list chèn ở trên.
Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file rất cần được tạo từ chiếc đầu tiên. Không được có những ô trông ở bên trên và dưới nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mấu trống. Để tránh vấn đề đó, chúng ta nên bỏ chọn các trường trống lộ diện trong hành lang cửa số Mail Merge Recipients.
Cách trộn những thư trong Word 2010
Để trộn nhiều thư trong một trang giấy trong Word 2010, ta tiến hành như công việc dưới đây:
Bước 1: sẵn sàng bảng dữ liệu và phần văn bản file Word buộc phải trộn.
Bước 2: Để triển khai nhân nhiều nội dung cùng lúc, bạn copy phần câu chữ ở file Word >> vào thẻ Mailings >> Start Mail Merge >> chọn Labels >> chọn New Label.
Cửa sổ Label Detail xuất hiện, bạn tùy chỉnh cấu hình các thông số kỹ thuật theo mong ước và lựa chọn OK.
Tiếp đến, các bạn dán phần ngôn từ đã copy lúc đầu vào ô nhãn thứ nhất >> chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên các nhãn khác gồm cùng ngôn từ trên và một trang giấy.
Bước 4: tại vị trí nên điền tin tức trên nhãn trước tiên của file Word, chúng ta chọn Insert Merge Field cùng chọn câu chữ tương ứng.
Thực hiện tương tự cho các thông tin bên dưới. Sau khi chọn hoàn thành cho nhãn đầu tiên, nhấn chọn Update Labels để nhập thông tin cho những nhãn tiếp theo.
Bước 5: Để đánh giá kết quả, chọn Preview Results. Nếu tiến hành đúng theo quá trình như trên, bạn sẽ thấy sinh sống mỗi mục của từng nhãn đã hiển thị các thông tin tương xứng với bảng tài liệu mà không xẩy ra trùng.
Xem thêm:
Trên đây là quá trình trộn thư vào Word 2010 nhưng mà Thuthuat
Office muốn trình làng cho các bạn. Hãy like & Share bài viết nếu các bạn thấy nó bổ ích và nhớ rằng thường xuyên truy cập Thuthuat
Ofice để hiểu biết thêm nhiều thủ thuật hay nhé.