Thật là phí nếu khách hàng không nghe biết tính năng trộn thư – mail merge của Word. Đây là 1 tính năng vô cùng thú vị với hữu ích so với người sử dụng. Thay bởi vì ngồi gõ bằng tay thủ công từng phiếu điểm, phiếu mời khiến mất thời gian thì trộn thư để giúp bạn có tác dụng điểu đó chỉ bởi một vài thao tác làm việc đơn giản. Nếu khách hàng chưa biết:
Trộn thư trong Word (mail merge) là gì?Cách trộn thư vào Word nhanh và 1-1 giản
Bạn hãy đọc nội dung bài viết này để tìm hiểu cách thao tác nhé!
I. Trộn thư vào Word (mail merge) là gì?
Trộn thư hay còn gọi là mail merge là 1 trong chức năng nâng cao của Microsoft Word. Với mail merge chúng ta cũng có thể chèn những danh sách, tệp tin vào các thư mời, phiếu điểm biên soạn sẵn. Cụ vì bắt buộc ngồi gõ thủ công, điền tên từng fan một thì trộn thư để giúp đỡ bạn huyết kiệm được không ít thời gian khi có thể áp dụng cho không ít người rất thuận tiện.
II. Giải đáp trộn thư vào Word đơn giản dễ dàng
Tuy trộn thư là một tính năng vô cùng tiện nghi nhưng nhiều người tiêu dùng vẫn chưa biết thực hiện như thế nào. Bạn cùng theo dõi công việc sau phía trên nhé!
Đầu tiên bạn phải chuẩn bị sẵn một văn bạn dạng đã biên soạn sẵn nhưng vứt trống các thông tin như tên, thời gian,...để chèn thông tin. Các bước chi huyết để tiến hành như sau:
Bước 1: bên trên thanh hình thức chọn mục Mailings. Tiếp nối nhấn chọn Start Mail Merge. Lựa chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Bạn đang xem: Trộn văn bản trong word 2013
Chọn mục Mailings>Start Mail Merge>Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Khi cửa sổ Mail Merge xuất hiện, sinh sống mục Select document type, các bạn nhấn lựa chọn vào ô Letter. Dìm Next: Starting document nghỉ ngơi phía góc dưới thuộc của mục Step 1 of 6.
Chọn vào ô Letter
Bước 3: liên tiếp chọn Use the current document trong mục Select starting document, dưới mục Step 2 of 6 chọn Next: Select recipients.
Chọn Use the current document
Bước 4: Nhấn chọn Type a new các mục trong mục Select recipients, chọn Chọn Next: Write your letter vào Step 3 of 6.
Chọn Type a new menu trong mục Select recipients
Bước 5: Khi hành lang cửa số New Address List xuất hiện, bạn nhấn chọn Customize Columns.
Nhấn chọn Customize Columns
Bước 6: Tại vỏ hộp thoại Customize Address List, chúng ta có thể tùy chỉnh thông tin dữ liệu, cụ thể như sau:
Add: Thêm dữ liệu
Delete: Xoá các dữ liệu bao gồm sẵn.
Rename: Đổi tên tài liệu có sẵn
Sau khi thực hiện xong, các bạn nhấn OK để đưa sang cách tiếp theo.
hộp thoại Customize Address List
Bước 7: chúng ta điền các thông tin nhưng văn bạn dạng còn thiếu thốn như tên, địa điểm,... Tùy theo mục đích của doanh nghiệp trong những văn phiên bản soạn sẵn.
Một số lệnh cơ bản như:
New Entry: Thêm dòng mới.
Delete Entry: Xoá dòng.
Find: kiếm tìm kiếm.
Thực hiện nay xong, các bạn nhấn lựa chọn OK.
Điền các thông tin bắt buộc thiết
Bước 8: Khi hành lang cửa số Save Address List xuất hiện, chúng ta đặt tên mang lại tệp tin này rồi nhận Save để lưu.
Nhấn Save để lưu
Bước 9: sau khoản thời gian bấm lưu, form Mail Merge Recipients đang xuất hiện, bạn cũng có thể tùy ý sửa đổi theo các tính năng như:
Sort: bố trí lại dữ liệu
Filter: thanh lọc lại phần nhiều danh sách thông tin cần thiết
Find duplicates: Tìm và xoá những dữ liệu kiểu như nhau.
Validate address: chứng thực địa chỉ.
Nhấn OK để hoàn tất.
Khung Mail Merge Recipients
Bước 10: các bạn mở lại cửa sổ Mail Merge
Nhấn chọn Use an existing các mục trong Select recipients, tiếp sau chọn Next: Write your letter sinh hoạt mục Step 3 of 6. Nhấn lựa chọn More items.
Nhấn chọn Use an existing list
nhận chọn More items
Bước 11: chúng ta nhấn lựa chọn mục Database Fields tại hộp thoại Insert Merge Field
Sau đó nhấn lựa chọn vào mục thông tin đã điền trước đó. Nhấn chọn Insert > Next
Nhấn chọn Insert > Next
Bước 12: Bạn tiến hành chèn tin tức rồi dấn chọn Next: Complete the merge.
Nhấn chọn Next: Complete the merge
Bước 13: Nhấn chọn mục Mailings bên trên thanh lao lý
Nhấn lựa chọn Finish và Merge > Chọn Edit Individual Documents.
Khi lộ diện cửa sổ Merge khổng lồ New Document, các bạn chọn All rồi OK nhằm hoàn tất.
Chọn All rồi OK trong cửa sổ Merge to lớn New Document để trả tất
Trên phía trên là quá trình hướng dẫn trộn thư vào Word 2010 tiện lợi cho bạn tham khảo. Bạn cũng có thể thực hiện tương tự trên Word 2013 cùng Word 2016. Hi vọng nội dung bài viết sẽ hữu ích với bạn. Chúc chúng ta thực hiện nay thành công!
Trộn thư (Mail Merge) là tác dụng rất hữu dụng trong Microsoft Word, kỹ năng này giúp chúng ta giảm thiểu đáng kể thời gian chèn danh sách tin tức từ Excel vào những loại văn bản như: giấy mời, thông báo, phiếu điểm, giấy báo lương,….
Mặc dù anh tài rất bổ ích nhưng vẫn còn nhiều bạn không biết đến khả năng trộn thư này. Dưới đây là nội dung bài viết rất có ích Trung tâm tin học MOS cung cấp giúp các bạn cũng có thể dễ dàng sử dụng thiên tài trộn thư trong Word.
Các cách trộn thư (Mail Merge) vào Word
Bước 1: Mở tệp tin Word mẫu, lựa chọn tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard
Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên bắt buộc Word, chúng ta chọn
Tại Step 1: Letters
Tại Step 2: Use the current document
Tại Step 3: Use an existing list nếu danh sách có sẵn, các bạn cũng có thể chọn Type a new list để tạo list mới. Tiếp đến nhấn Next: Write your letter.
Bước 3: Trong vỏ hộp thoại Select Data Source, các bạn chọn đến list có sẵn với nhấn Open.
Bước 4: chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Lấy một ví dụ ở tệp tin Excel này sheet1 là sheet cất dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK
Bước 5: Trong vỏ hộp thoại Mail Merge Recipients, các bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh lốt vào các ô vuông trước dữ liệu đó. Trường hợp chèn tất cả các bạn chọn lưu lại vào ô vuông cạnh Data Source.
Sau khi chọn xong các bạn nhấn OK.
Bước 6: Chọn Next: Write your letter.
Bước 7: Trong cách tiếp theo, chúng ta đặt bé trỏ chuột vào vị trí yêu cầu chèn dữ liệu, sau đó nhấn vào More items. Xuất hiện thêm hộp thoại Insert Merge Field, chúng ta chọn trường dữ liệu đúng với văn bản cạnh con trỏ loài chuột và nhấn Insert để chèn.
Sau khi thực hiện thao tác chèn list word của các bạn sẽ có làm ra dưới. Chọn Next: Preview your letters.
Bước 8: Chọn Next: Complete the merge để xong quá trình trộn thư.
Xem thêm:
Bước 9: Để xem tất cả các trang sau thời điểm trộn, chúng ta chọn Edit individual letters và chọn OK tại vỏ hộp thoại Merge to lớn New Document.
Lời kết
Thông tin liên hệ