Hàm cảnh báo ngày hết hạn trong Excel là gì? Hãy cùng Download.vn tìm hiểu cách tạo thông báo ngày hết hạn trong Excel như thế nào nhé!


Bạn có thường xuyên phải soạn thảo văn bản, hay xử lý dữ liệu quy mô lớn? Nếu câu trả lời là có, ắt hẳn Microsoft Excel không còn quá xa lạ với bạn. Microsoft Excel là một phần mềm trong bộ Office của Microsoft. Từ lâu, nó đã nổi tiếng là phần mềm bảng tính, xử lý dữ liệu lớn đơn giản và chính xác. Chính vì thế, dù hiện đã có nhiều lựa chọn thay thế miễn phí, lại không cần phải cài đặt như Google Sheets, Excel vẫn được ưa thích hơn cả.

Bạn đang xem: Cách tạo thông báo hết hạn trong excel

Với Microsoft Excel, bạn có thể nhập hàng loạt dữ liệu, định dạng nội dung, dùng hàm tính thông minh đáp ứng các yêu cầu khác nhau của từng bảng tính, chia sẻ file với đồng nghiệp và nhiều hơn thế nữa. Đặc biệt, bạn còn có thể dùng Excel để quản lý hợp đồng lao động.


Làm hợp đồng lao động trong Excel rất dễ, thậm chí bạn còn có thể thiết lập thông báo ngày sắp hết hợp đồng. Dưới đây là cách nhắc ngày hết hạn trong Excel.

Microsoft Office 2016 cho Windows
Microsoft Office 2016 cho Mac

Tạo thông báo cho hợp đồng sắp hết hạn trên Excel

Bạn có file Excel có thông tin tên nhân viên, ngày vào công ty và ngày hết hạn như hình ở bước 2.

Bước 1:

Tại giao diện chính của file quản lý hợp đồng lao động của bạn hãy bôi đen cột Ngày hết hạn.

Bôi đen cột muốn thông báo ngày


Bước 2:

Nhấn chọn nút Home trên menu và chọn tiếp đến thẻ Conditional Formatting --> New Rule.

Lựa chọn công cụ thiết lập thông báo

Cửa sổ New Rule xuất hiện hãy nhấn chọn Use a formula to determine which cells to fomat.

Tại đây bạn sẽ nhập công thức: =Datedif(today(),L4,"d")

Lựa chọn thông báo cho hàm


Với công thức trên thời gian thông báo sẽ là 15 ngày trước khi hợp động hết hạn.

Trong đó:

Datedif(a1,a2,"d"): đếm số ngày giữa hai mốc thời gian a1 và a2 (yêu cầu a2>a1).15: số ngày thông báo theo mong muốn (có thể thay tùy ý theo nhu cầu thực tế).L4: Ô chứa giá trị Ngày hết hạn trên bảng tính.

Bước 3:

Sau khi nhập xong công thức trên hãy nhấn chọn đến Format để lựa chọn màu sắc hiển thị thông báo sắp hết hạn hợp đồng.

Nhập công thức để thông báo ngày hết hạn

Tại cửa sổ Format Cells chọn tab Fill, tại đây hãy lựa chọn màu sắc mong muốn và nhấn OK để áp dụng.

Lựa chọn màu sắc thông báo ngày hết hạn trên hợp đồng


Tiếp theo tại cửa sổ New Formatting Rule hãy nhấn OK 1 lần nữa để hoàn thành.

Ghi nhận các thông tin thiết lập

Lúc này tại giao diện bảng tính Excel sẽ được áp dụng màu sắc cho hợp đồng lao động sắp đến hạn, cách ngày hết hạn là 15 ngày.

Hoàn thành việc thiết lập thông báo trên Excel

Video hướng dẫn tạo thông báo trên Microsoft Excel


Trên đây chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách tạo thông báo ngày sắp hết hạn bằng màu sắc trên file Excel. Hi vọng hướng dẫn này hữu ích dành cho bạn khi làm công tác văn phòng.


*
*

Trong bài viết này Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập tự động cảnh báo hợp đồng lao động sắp hết hạn khi quản lý hợp đồng lao động, quản lý nhân sự trên file Excel. Hay nói cách khác là tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel bằng những thao tác hết sức đơn giản


Thống nhất về cách thông báo, cảnh báo

Trong công việc hành chính, nhân sự, việc quản lý hợp đồng lao động rất quan trọng. Hợp đồng lao động có 2 loại: loại xác định thời hạn và loại không xác định thời hạn. Đối với loại hợp đồng xác định thời hạn thì đến khi gần hết hạn chúng ta phải biết để ký hợp đồng mới. Muốn máy tính tự động cảnh báo cho chúng ta thì cần phải thống nhất trước về nguyên tắc, cách hoạt động: Khi nào thì cảnh báo? Cách cảnh báo như thế nào? Các mức độ cần thông báo ra sao?

Để tiện cho việc theo dõi bài viết, chúng ta sẽ thống nhất theo những nguyên tắc sau:

Các mức độ cảnh báo:

Để Tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel ta cần phải đặt ra các mức độ cảnh báo:

Mức 1: Còn 1 tháng là hết hạn
Mức 2: Còn 1 tuần là hết hạn
Mức 3: Đã hết hạn

Thời gian căn cứ vào thời điểm hiện tại và thời gian ký hợp đồng.

Cách thức cảnh báo: Tương ứng với các mức cảnh báo lần lượt là:

Mức 1: Tô màu nền vàng nhạt, chữ thường
Mức 2: Tô màu nền cam, chữ đậm
Mức 3: Tô màu chữ đỏ, nền xám nhạt, chữ đậm

Công cụ cần sử dụng

Trong Excel đã có sẵn công cụ để làm việc này. Đó là Conditional Formatting – Định dạng theo điều kiện. Khi thỏa mãn điều kiện đưa ra thì Excel sẽ tự động định dạng dữ liệu trong vùng được thiết lập.

Bài này sẽ không nói cụ thể Conditional formatting là gì, cách dùng ra sao, mà sẽ hướng dẫn bạn cách làm trực tiếp luôn. Nếu bạn chưa nắm rõ về công cụ này thì có thể tham khảo bài viết: Cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel 2010, 2013 và 2016

Xác định ngày hết hạn hợp đồng dựa vào ngày ký và loại hợp đồng

Để tìm hiểu cách xây dựng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E, mời các bạn tham khảo bài viết:

 Cách lập công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tự động trên Excel

Đây là kết quả sau khi đã áp dụng công thức xác định ngày hết hạn hợp đồng tại cột E:

*
*
*
*

Như vậy kết quả đã đúng như yêu cầu ban đầu của chúng ta đưa ra rồi: tạo cảnh báo nhắc nhở trong excel. Khi đó chỉ cần thay đổi, thêm dữ liệu bất kỳ thì Excel sẽ tự động thay đổi cảnh báo tương ứng theo kết quả tính được trong Conditional Formatting.

Xem thêm: Cách Kết Nối Máy Quét Mã Vạch Kết Nối Máy Tính Nhanh Nhất, Cách Kết Nối Máy Đọc Mã Vạch Với Máy Tính

M

Ngoài ra Học Excel Online xin giới thiệu tới các bạn khóa học Hành chính nhân sự Online từ A đến Z. Đây là khóa học rất hữu ích cho các bạn trong công việc hành chính – nhân sự, bởi khóa học sẽ giúp bạn nắm được kiến thức một cách có hệ thống, tự tay xây dựng công cụ quản lý công việc trên excel và rất nhiều điều bổ ích khác. Chi tiết xem tại: