Cách Trộn Thư Trong Word 2003 Lấy Dữ Liệu Từ Excel Sang Word Nhanh Nhất

Tài liệu chính chứa nội dung cơ bản giống nhau trong tất cả các tài liệu xuất. Tài liệu này có thể chứa đầu đề thư, văn bản và hướng dẫn trong trường phối để chèn văn bản (chẳng hạn như tên và địa chỉ người nhận) khác nhau giữa các tài liệu xuất khác nhau.

Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2003 lấy dữ liệu từ excel

Danh sách người nhận là cơ sở dữ liệu chứa dữ liệu không còn được phối vào các tài liệu xuất. Ví dụ: danh sách người nhận là một tệp trong cơ sở dữ liệu Microsoft Access hoặc trang tính Excel.Cơ sở dữ liệu này thường là danh sách tên, địa chỉ, số điện thoại và các danh mục khác của thông tin cá nhân.

Tài liệu xuất là kết quả của phối thư. Nội dung trong một tài liệu xuất có thể giống nhau trong tất cả các tài liệu xuất nhưng bạn có thể áp dụng định dạng cho tài liệu cụ thể.

Bước 1: Thiết lập Tệp Dữ liệu Excel

Trước khi bạn tiếp tục với Trình hướng dẫn Phối Thư, hãy đảm bảo trang tính Excel của bạn được cấu trúc phù hợp cho mục đích này. Hãy lưu ý các yêu cầu sau đây về bảng dữ liệu:

Hàng đầu tiên phải chứa tên trường cho từng cột -- ví dụ như Tiêu đề, Lời chào, Tên, Tên Đệm, Họ, Địa chỉ 1 và Địa chỉ 2.

Tên của mỗi trường phải là tên duy nhất.

Mỗi hàng phải cung cấp thông tin về một mục cụ thể. Ví dụ: trong danh sách gửi thư, mỗi hàng có thể bao gồm thông tin về một người nhận cụ thể.

Bảng này không được chứa hàng trống.

Tạo tệp dữ liệu Excel rồi sắp xếp tệp đó bằng cách sử dụng các trường mà bạn muốn sử dụng cho thư của bạn, như minh họa trong tệp dữ liệu mẫu sau đây. Sau khi bạn tạo tệp dữ liệu Excel, hãy lưu tệp đó rồi đóng tệp dữ liệu.Để biết thêm thông tin về cách tạo danh sách địa chỉ phối thư, hãy bấm số bài viết sau đây để xem bài viết trong Cơ sở Kiến thức Microsoft:

294688 Cách thiết kế và thiết lập danh sách địa chỉ phối thư trong Word 2002 và các phiên bản Word mới hơn

Bước 2: Thiết lập Tài liệu Chính

Bắt đầu với một mẫu. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:

Bấm Mở.

Nếu trang tính Excel của bạn chứa thông tin về nhiều tab, hãy chọn tab chứa thông tin mà bạn muốn rồi bấm OK.

Tất cả các mục nhập trong nguồn dữ liệu hiện ra trong hộp thoại Người nhận Thư Phối. Tại đây, bạn có thể tinh chỉnh danh sách người nhận để đưa vào thư phối.

Bước 4: Chọn Người nhận

Trong hộp thoại Người nhận Thư Phối, chọn người nhận mà bạn muốn đưa vào. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Sử dụng các hộp kiểm để chỉ định người nhận. Đây là phương pháp hữu ích nhất nếu danh sách ngắn. Bấm để chọn hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn muốn đưa vào rồi bấm để bỏ chọn các hộp kiểm bên cạnh những người nhận mà bạn không muốn đưa vào. Lưu ý Nếu bạn chắc chắn rằng bạn muốn đưa hầu hết danh sách vào thư phối, hãy bấm Chọn Tất cả rồi bấm để bỏ chọn các mục dữ liệu cụ thể. Tương tự, nếu bạn chỉ muốn đưa một vài mục dữ liệu vào danh sách, hãy bấm Xóa Tất cả rồi chọn các mục dữ liệu bạn muốn đưa vào.

Sắp xếp các mục trong danh sách. Phương pháp này hữu ích nếu bạn muốn xem các mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc số thứ tự. Bấm vào tiêu đề cột của phần tử mà bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ: nếu bạn muốn hiển thị danh sách theo họ dựa trên thứ tự bảng chữ cái, bấm vào tiêu đề cột Họ.

Lọc các mục trong danh sách. Phương pháp này hữu ích nếu danh sách chứa các mục dữ liệu mà bạn chắc chắn mình không muốn xem hoặc đưa vào thư phối. Sau khi lọc danh sách, bạn có thể sử dụng hộp kiểm để chọn và bỏ chọn các mục dữ liệu, như mô tả trước đó. Để lọc danh sách, hãy thực hiện các bước sau:

Bấm vào mũi tên bên cạnh tiêu đề cột của phần tử mà bạn muốn lọc theo.

Bấm vào mục bất kỳ sau đây:

(Trống): Tùy chọn này hiển thị tất cả các mục dữ liệu trong đó trường tương ứng bị trống.

(Không trống): Tùy chọn này hiển thị tất cả các mục dữ liệu trong đó trường tương ứng chứa thông tin.

Nếu nguồn dữ liệu chứa các mục dữ liệu có cùng thông tin và nếu có 10 giá trị duy nhất trở xuống trong cột thì bạn có thể lọc theo thông tin cụ thể. Ví dụ: nếu có nhiều địa chỉ có thông tin quốc gia là Úc thì bạn có thể lọc theo Úc.

Hộp thoại Người nhận Thư Phối chỉ hiển thị các mục dữ liệu được chỉ định. Để hiển thị lại tất cả các mục dữ liệu, hãy bấm (Tất cả).

Lưu ý́

Để sắp xếp và lọc nâng cao, hãy bấm vào mũi tên bênh cạnh tên cột bất kỳ rồi bấm (Nâng cao). Sử dụng các tab Lọc Bản ghi và Sắp xếp Bản ghi để thiết lập cách sắp xếp hoặc lọc truy vấn mà bạn muốn.

Nếu bạn đã cài đặt phần mềm xác thực địa chỉ, hãy bấm Xác thực trong hộp thoại Người nhận Thư Phối để xác thực địa chỉ của người nhận.

Bấm OK để quay lại Trình hướng dẫn Phối Thư. Word sử dụng những người nhận mà bạn đã chỉ định để phối thư.

Bước 5: Điền vào các trường Thư và Thêm Thư phối

Nếu bạn chưa hoàn tất việc này, hãy nhập nội dung mà bạn muốn hiển thị trong mọi thư mẫu trong tài liệu chính.

Chèn các trường phối nơi bạn muốn phối tên, địa chỉ và các thông tin khác từ nguồn dữ liệu. Để chèn trường phối, hãy thực hiện các bước sau:

Trong tài liệu chính, bấm vào nơi bạn muốn chèn trường này.

Chèn bất kỳ mục nào sau đây:

Khối địa chỉ có tên, địa chỉ và các thông tin khác:

Bấm Dòng chào hỏi.

Chọn định dạng dòng chào hỏi bao gồm lời chào, định dạng tên và dấu câu theo sau.

Chọn văn bản mà bạn muốn hiển thị trong trường hợp Word không thể diễn giải tên của người nhận. Ví dụ: Word không thể diễn giải tên khi nguồn dữ liệu không chứa tên hoặc họ của người nhận mà chỉ chứa tên công ty.

Bấm OK.

Nếu hộp thoại Khớp Trường hiện ra, Word có thể không tìm thấy một số thông tin mà Word cần cho dòng chào hỏi. Bấm vào mũi tên bên cạnh (không có) rồi chọn trường từ nguồn dữ liệu tương ứng với trường bắt buộc để phối thư.

Các trường thông tin khác:

Bấm Mục khác.

Sử dụng một trong các phương pháp sau đây:

Bấm Trường Địa chỉ để chọn trong số các trường địa chỉ sẽ tự động ánh xạ vào các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn, ngay cả khi các trường của nguồn dữ liệu không trùng tên với các trường của bạn.

Bấm Trường Cơ sở dữ liệu để chọn trong số các trường luôn lấy dữ liệu trực tiếp từ một cột trong một cơ sở dữ liệu.

Trong hộp Trường, bấm vào trường mà bạn muốn.

Bấm Chèn rồi bấm Đóng.

Tem điện tử: Để thêm tem điện tử, trước tiên bạn phải cài đặt chương trình tem điện tử, chẳng hạn như chương trình mà bạn có thể eivonline.edu.vn từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem điện tử, hãy thực hiện các bước sau:

Chèn tem theo hướng dẫn của chương trình.

Để thêm tem điện tử, trước tiên bạn phải cài đặt chương trình tem điện tử, chẳng hạn như chương trình mà bạn có thể eivonline.edu.vn từ một nhà cung cấp bên thứ ba trên Web. Để sử dụng tem điện tử, hãy thực hiện các bước sau:Mã vạch bưu điện: Bạn phải chọn loại thư hoặc loại phong bì hỗ trợ mã vạch POSTNET. Để sử dụng Mã vạch bưu điện, hãy thực hiện các bước sau:

Lặp lại các bước a và b đối với tất cả các trường mà bạn muốn chèn. LƯU Ý:

Bạn không thể nhập các ký tự của trường phối (" ") hoặc chèn chúng bằng lệnh Ký hiệu trên menu Chèn.

Nếu các trường phối hiện ra trong dấu ngoặc móc, chẳng hạn như { Thành phố MERGEFIELD }, Word sẽ hiển thị mã trường thay vì kết quả trường. Điều này không ảnh hưởng đến việc phối. Tuy nhiên, nếu bạn muốn hiển thị kết quả, hãy bấm chuột phải vào mã trường rồi bấm Chuyển đổi Mã Trường trên menu lối tắt.

Ví dụ: bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu mẫu được hiển thị trước đây, thư của bạn có thể chứa các trường Address
Block và Greeting
Line và, do vậy, trang đầu tiên của bạn sẽ trông như sau:

Để định dạng dữ liệu được phối, bạn phải định dạng các trường phối trong tài liệu chính. Không định dạng dữ liệu trong nguồn dữ liệu vì định dạng của nguồn này không được giữ lại khi bạn phối dữ liệu vào trong tài liệu. Để thay đổi định dạng của dữ liệu được phối, hãy thực hiện các bước sau đây:

Trong tài liệu chính, chọn trường chứa thông tin mà bạn muốn định dạng, bao gồm các ký tự đóng của trường phối (>).

Để hiển thị số 34987.89 ở dạng $34,987.89, hãy thêm khóa chuyển Dạng thức Số (\#).

Để in tên khách hàng ở dạng chữ hoa, hãy thêm khóa chuyển Dạng thức (\*).

Để đảm bảo thông tin được phối có cùng phông chữ và kích cỡ điểm mà bạn áp dụng cho trường phối, hãy thêm khóa chuyển Charformat (\*).

Bước 6: Lưu Tài liệu

Sau khi bạn hoàn thành tài liệu chính và chèn tất cả các trường phối, hãy đảm bảo bạn lưu tài liệu trước khi tiếp tục. Để làm việc này, hãy thực hiện các bước sau:

Để xem trước các mục theo thứ tự, bấm vào các nút mũi tên trái hoặc phải.

Cuộn tới thông tin mà bạn muốn chỉnh sửa rồi thực hiện các thay đổi.

In hoặc lưu tài liệu giống như cách bạn thường làm với mọi tài liệu thông thường.

Nếu bạn đã cá nhân hóa các mục và nếu tài liệu được phối đang hiện hoạt, hãy thực hiện các bước sau:

Để in tất cả các tài liệu, bấm Tất cả.

Để phối tất cả các tài liệu, bấm Tất cả.

Trộn thư trong Word là chức năng khá tiện lợi, thế nhưng không phải ai cũng biết cách làm này. Bài viết sau Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn đến các bạn cách trộn thư đơn giản và hiệu quả trong Word.

Tính năng trộn thư trong Word giúp người dùng:- Tiết kiệm thời gian chèn dữ liệu vào các mẫu văn bản có nội dung cố định.

Bước 3: Chọn Use the current documnent sau đó nhấn Next.

Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau đó nhấn Next.

Bước 5: Xuất hiện hộp thoại tạo các trường của danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm hoặc sửa tên các trường có sẵn theo ý của mình.

Bước 6: Chọn trường cần xóa và kích nút Delete để xóa nó (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn.

Bước 7: Sau khi hoàn thành các tên trường, các bạn tiến hành nhập dữ liệu tương ứng. Nhấn New Entry để thêm dòng mới. Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc.

Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách và đặt tên cho nó, sau đó nhấn Save.

Bước 9: Nhấn OK

Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục

Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thông tin và kích More items…

Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau đó nhấn Insert. Lặp lại bước này cho đến khi đã chèn hết các trường trong danh sách.

Xem thêm: Top những câu nói hay về dòng sông nước #hài hước & độc đáo, top 10 những câu nói hay về dòng sông

Bước 13: Nhấn Next để xem kết quả

Và đây là kết quả:

* Đối với Word 2003Bước 1: Mở file word cần trộn thư, sau đó vào Tools, chọn Letters and Mailings và chọn tiếp Mail Merge…

Bước 2: Tại khung Mail Merge xuất hiện bên phía tay phải trang word ta chọn Letters và nhấn Next.