Flowchart là thuật ngữ tiếng Anh, dịch ra tiếng Việt mang nghĩa lưu đồ hay sơ đồ. Cách thức trình bày chủ yếu bằng đồ họa trực quan hóa ngắn gọn nhưng mang tính logic rất cao.
Bạn đang xem: Ý nghĩa các hình trong lưu đồ
Vậy cụ thể, Flowchart là gì? Flowchart được xây dựng như thế nào? Hỗ trợ trong công việc ra sao? Để hiểu thật đúng và chuẩn xác, mời bạn cùng Vuiapp.vn khám phá tất tần tật nội dung dưới đây.
Flowchart là gì?
Flowchart đơn giản là dạng lưu đồ sử dụng những hình khối đi kèm mũi tên chỉ dẫn. Cấu trúc bên trong sẽ bao gồm các bước, thứ tự giải quyết vấn đề của doanh nghiệp. Tùy vào mục đích, hướng thực hiện, biểu đồ được thiết kế sao cho phù hợp nhất.
Ví dụ minh họa về lưu đồ Flowchart
Trên thực tế, lý do tồn tại loại lưu đồ này bởi cách dùng từ của chúng ta không thống nhất. Đôi khi, chữ sử dụng quá nhiều, dài dòng khiến bên tiếp nhận lười đọc. Chính vì vậy, mọi văn bản được tóm gọn bằng hình ảnh đã mang lại ngôn ngữ điều hướng hiệu quả.
Nội dung lưu đồ biểu thị rất đa dạng, có thể là thuật toán, quy tắc, quy trình làm việc, bộ máy,...Tất cả phân thành từng tầng từ bao quát đến cụ thể, kết nối lại bằng mũi tên. Điều đó có nghĩa, các bước bên trong luôn liên hệ mật thiết cùng nhau.
Cách vẽ Flowchart tương tự như sơ đồ hình cây, nhưng được sáng tạo thêm màu sắc, không cứng nhắc. Đặc biệt, chúng khoa học, gọn gàng hơn, đủ để gây hứng thú với người dùng.
Lợi ích khi ứng dụng Flowchart trong doanh nghiệp
Khi bạn muốn đưa ra quyết định nào đó thì việc sử dụng Flowchart sẽ trở nên rất hữu ích. Thứ nhất, tất cả các thông tin trình bày dưới dạng lưu đồ vô cùng ngắn gọn và dễ hiểu. Điều này giúp ích lớn trong việc truyền đạt hay hướng dẫn công việc.
Thay vì bạn sử dụng một loạt tài liệu A4 thể hiện quy trình, hãy học cách vẽ Flowchart. Cơ bản, ngôn ngữ hình ảnh luôn dễ ghi nhớ hơn các dạng văn bản chữ viết. Mọi việc tưởng chừng như phức tạp sẽ hồ biến thành từng bước, trình tự rõ ràng.
Người xem do đó chỉ cần dành thời gian ngắn để nắm rõ cả một quy trình. Đồng thời, họ cũng tiết kiệm được nhiều công sức tìm hiểu, ngâm cứu chữ nghĩa ở mỗi bước một.
Thứ hai, lưu đồ còn tăng tính đa dạng, sinh động cho nội dung diễn thuyết trước đám đông. Với những ai ngoài ngành khi nghe, lướt qua bằng Flowchart cũng giúp họ nắm nhanh thông tin chính.
Trong thực tế, một số trường hợp ứng dụng sơ đồ vô cùng hữu ích như:
Nghiên cứu quá trình cải tiến.Lập kế hoạch dự án.Cần giao tiếp, phối hợp công việc giữa những thành viên trong cùng quy trình.Định hướng triển khai một công việcTất cả đều thể hiện rằng lưu đồ đóng vai trò cốt lõi, giúp giữ kết nối giao tiếp. Theo Chon.com, một tờ báo tại Houston cũng từng đưa ra nhận định tốt cho loại biểu đồ này. Cụ thể "Lợi ích chính của Flowchart là thu hẹp khoảng cách từ vựng giữa các nhóm khác nhau khi làm cùng nhau".
Quy tắc chuẩn để vẽ Flowchart hiệu quả
Từ những nội dung trên, có thể bạn sẽ mường tượng vẽ Flowchart thật đơn giản, dễ biến tấu. Tuy nhiên, một lưu đồ đúng nghĩa quý khách phải thực hiện theo tiêu chuẩn được quốc tế công nhận. Cụ thể, quy tắc cần tuân thủ đúng như 5 điều bất di bất dịch sau:
Sử dụng nhất quán các thành phần trong Flowchart
Yếu tố đầu tiên chính là tính nhất quán từ hình khối, đường dẫn, văn bản. Trong đó:
Flowchart với màu sắc bắt mắt, tiện theo dõi
Hình elip: Thể hiện điểm bắt đầu và kết thúc của một quy trình.Hình chữ nhật: Các bước hay hành động triển khai do cá nhân đảm nhiệm.Hình thoi: Dùng khi có quyết định hoặc phê chuẩn cần lựa chọn.Đường dẫn mũi tên chỉ hướng của dòng chảy các bước.Các ký hiệu Flowchart đều có cùng kích thước, khoảng cách bằng nhau. Việc sử dụng có quy tắc sẽ loại bỏ những can thiệp không cần thiết. Đặc biệt, chúng làm cho luồng dữ liệu rất thuận mắt, dễ theo dõi.
Đôi khi màu sắc thêm vào hình cũng giúp tăng hiệu ứng trên, người dùng cân nhắc áp dụng vào. Chẳng hạn như với bước ra quyết định có thể dùng một màu, phân biệt với hộp elip bắt đầu. Trong trường hợp, bạn cần bổ sung một vài ký tự, nhớ thông báo để mọi người nắm ý nghĩa quy ước.
Sắp xếp luồng dữ liệu khoa học trên một trang
Quý khách muốn thực hành tốt vẽ lưu đồ cần đảm bảo việc thể hiện chỉ trên một trang duy nhất. Đây cũng là quy tắc cần tuân thủ cho dù bạn vẽ Flowchart trong Word, Online hay bằng phần mềm.
Khi biểu đồ có kích thước lớn, người dùng có thể thiết kế nó theo một số mẹo như sau:
Cách cố gắng làm cho lưu đồ nhỏ hơn. Phông chữ đi kèm lúc này cần hiệu chỉnh to lên để bù đắp việc giảm tỷ lệ trên. Tổng quan về phần nhìn bạn dễ nhận thấy giao diện không bị quá bé.Tùy theo số lượng bước, người dùng có thể sắp xếp đường dẫn từ trái sang phải. Sau đó, những trình tự còn lại sẽ hạ xuống dòng dưới thực hiện tiếp.Ngoài ra, một cách xử lý khác là chia Flowchart lớn ra thành các tập hợp nhỏ. Đầu tiên, bạn hãy vẽ lưu đồ miêu tả tổng quan các bước hoàn chỉnh của quy trình. Trong mỗi bản chính này sẽ chứa một siêu liên kết đến các sơ đồ riêng biệt hiển thị chi tiết bước đó.Tuy quy tắc vẽ Flowchart trên có chút kỹ thuật nhưng khi nắm chắc rất dễ tạo điều hướng tốt. Mục đích cuối cùng và cách vẽ đúng sẽ giúp những người liên quan hiểu được lưu đồ. Vì thế, bạn hãy mạnh dạn ứng dụng chúng vào công việc sớm nhất.
Đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ
Quy tắc còn lại trong vẽ Flowchart đó chính là đặt dòng trả về phía dưới biểu đồ luồng. Thực tế, chúng ta đọc văn bản từ đầu trang xuống một cách tự nhiên theo tuần tự. Do đó, mọi dòng trả ngược về trước cần đặt bên dưới.
Hình ảnh minh họa các dòng trả về trong Flowchart
Trong trường hợp xuất hiện 2 dòng cần trả về tuyệt đối không được trùng nhau.
Công cụ dùng để vẽ Flowchart
Chúng ta có thể sử dụng các công cụ có sẵn như giấy bút, Excel hay Power
Point để vẽ Flowchart đơn giản. Đối với những lưu đồ phức tạp bạn nên ứng dụng phần mềm thể hiện.
Hiểu và mô tả quá trình xử lý một công việc.
Các lưu đồ (flow charts) rất dễ hiểu bởi vì nó chỉ ra từng bước trong quy trình ăn khớp với nhau như thế nào. Nó cho biết quy trình công việc ra sao và chỉ ra rõ ràng các hành động cụ thể thể để hoàn thành công việc. Hơn thế nữa, mỗi bước hành động cụ thể trong lưu đồ sẽ giúp bạn dễ hiểu quy trình công việc và biết được các bước nào cần phải cải thiện.
Do đó, một lưu đồ có thể được sử dụng để:
· Xác định và phân tích quy trình.
· Xây dựng từng bước quy trình để phân tích, thảo luận, hoặc trao đổi thông tin.
· Xác định, tiêu chuẩn hóa hoặc tìm kiếm các bước cần để cải thiện quy trình.
Ngoài ra, do cách truyền thông tin từng bước, từng khâu nên bạn có thể tập trung hơn vào các khâu mà bạn đảm nhận, và không cảm thấy rối bởi tổng thể quy trình.
Làm thế nào để sử dụng Công cụ Lưu đồ (flow charts):
Hầu hết các lưu đồ được tạo bởi ba kí hiệu chính:
· Hình tròn dài, tượng trưng cho sự bắt đầu hay kết thúc của một quá trình;
· Hình chữ nhật, chỉ ra từng bước công việc hoặc hướng dẫn; và
· Hình Kim cương, cho thấy việc phải ra các quyết định
Trong mỗi kí hiệu, hãy viết nội dung phù hợp với nó, có thể là sự bắt đầu hay kết thúc quá trình, các công việc cụ thể, hoặc việc ra quyết định.
Các kí hiệu liên kết với nhau bằng những mũi tên, cho thấy quy trình thứ tự công việc.
Lời khuyên:Có rất nhiều ký hiệu lưu đồ khác cũng có thể được sử dụng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng chủ yếu sử dụng lưu đồ là để thông tin: Nếu bạn sử dụng các kí hiệu khó hiểu hay các kí hiệu chỉ có một số ít người hiểu, thì coi như việc thông tin của bạn đã thất bại.Tốt nhất là hãy để mọi thứ đơn giản!
Để vẽ lưu đồ, hãy hình dung các bước công việc cụ thể và liệt kê chúng theo thứ tự xảy ra.Hãy hỏi những câu hỏi như: “Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo trong quy trình?”và “Có cần phải ra quyết định trước khi qua bước tiếp theo không?”hoặc “Cần các yêu cầu gì trước khi chuyển sang bước tiếp theo?”
Đầu tiên hãy vẽ biểu đồ hình tròn dài, và ghi là “Bắt đầu”.
Sau đó chuyển đến các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi đầu tiên, và vẽ một hình chữ nhật hoặc kim cương sao cho phù hợp với nội dung, viết các bước công việc cụ thể hoặc câu hỏi vào các hình đó. Sau đó vẽ một mũi tên từ kí hiệu “Bắt đầu” sang hình này.
Cứ thế tiếp tục cho toàn bộ quy trình, sao cho các bước công việc cụ thể và các quyết định phải phù hợp và đúng với trình tự quy trình, và nối chúng với nhau bằng các mũi tên để thể hiện trình tự đó. Ở chỗ nào cần ra quyết định, từ hình kim cương bạn hãy vẽ các mũi tên ứng với mỗi kết quả sẽ xảy ra, và viết các kết quả lên mũi tên đó. Và cho đến khi kết thúc quy trình thì bạn phải vẽ 1 vòng tròn và ghi vào đó là “Kết thúc”
Cuối cùng, kiểm tra lại lưu đồ. Thử thực hiện quy trình công việc từng bước như trong lưu đồ xem thứ tự hay các bước công việc cụ thể hoặc các quyết định có đầy đủ và chính xác chưa.
Sau đó (nếu bạn muốn cải tiến quy trình) hãy xem xét từng bước cụ thể và xem công việc có bị chồng chéo hay lặp lại không; có cần thêm bước nào vào nữa không và đã giao đúng người đúng việc chưa.
Lời khuyên:Các lưu đồ rồi sẽ trở nên phức tạp hơn và bạn không thể vẽ chúng chỉ trên 1 trang giấy được. Đến cuối trang giấy, bạn có thể sử dụng các kí hiệu liên kết (chằng hạn như một vòng tròn) để chỉ ra rằng quy trình vẫn còn và nó sẽ được tiếp tục ở trang sau. Ở trang sau bạn cũng phải sử dụng cùng 1 kí hiệu như trang trước để người đọc hiểu rằng bạn đang tiếp tục quy trình còn bỏ dở ở trang trước.
Ví dụ:Ví dụ: dưới đây là một phần của một biểu đồ giúp lễ tân nối máy cho các cuộc gọi đến đến đúng các phòng ban trong công ty:
Vẽ bằng phần mềm Smart
Draw.Nhấn vào đây để tải về miễn phí.
Điểm cốt lõi:
Lưu đồ là 1 biểu đồ đơn giản phác thảo một quá trình để có thể dễ dàng được truyền đạt đến người khác.
Để vẽ một lưu đồ, hãy hình dung ra các bước công việc và các quyết định trong một quy trình, sau đó viết chúng ra theo thứ tự.
Công việc tiếp theo là phác thảo các bước công việc trên (các bước công việc cụ thể hay các quyết định) và sử dụng các kí hiệu, hình vẽ phù hợp để vẽ ra lưu đồ.
Cuối cùng, kiểm tra biểu đồ để chắc chắn rằng nó mô tả chính xác các bước của quá trình, và xem nó mô tả các bước công việc có hiệu quả nhất không.
Xem thêm: 1 Yên Nhật Bằng Bao Nhiêu Tiền Việt, 1 Yên Bằng Bao Nhiêu Tiền Việt Nam
Bài viết tiếp theo trong phần này là “Phân tích rủi ro” – một kỹ thuật hữu ích giúp bạn thấy những rủi ro sẽ phải đối mặt và có sự chuẩn bị để kiểm soát hoặc loại bỏ chúng.