Ứng dụng Mail Outlook là một phần mềm duyệt email nổi tiếng trên toàn thế giới. Đa phần các nhà cung cấp email đều cho phép sử dụng ứng dụng Outlook Mail để duyệt mail. Sau khi dùng một thời gian có thể bạn sẽ gặp việc mail outlook bị đầy thì sau đây là cách xử lý đơn giản nhất.
Bạn đang xem: Cách xử lý mail outlook bị đầy
1. Xóa Mail trong Outlook
Việc dung lượng lưu trữ hết khiến Mail trong Outlook bị đầy. Vì vậy, việc xóa các email không quan trọng là việc làm mà ai cũng nghĩ tới đầu tiên. Nếu lượng email bị xóa đi nhiều thì dung lượng trống sẽ được tăng lên và các bạn lại tiếp tục sử dụng tốt.
Để xóa các email trong Outlook bạn chỉ cần vào hộp thư đến và chọn email cần xóa sau đó bấm xóa.
Email sau khi xóa sẽ được đưa vào thư mục đã xóa. Để xóa hoàn toàn các email đi các bạn chọn “Empty Folder” như hình bên dưới để xóa sạch.
Như vậy là bạn đã xóa thành công rồi đó. Nhưng nếu dung lượng vẫn không giảm được bao nhiêu thì bạn làm theo cách bên dưới.
2. Lưu trữ email sang file mới
Nếu việc xóa email làm bạn tốn nhiều thời gian, đồng thời không giảm được dung lượng bao nhiêu thì bạn hãy lưu trữ email.
Lưu trữ email trong Outlook là việc di chuyển các email và tệp đính kèm sang file archive.pst riêng biệt. Nhờ vậy sẽ có thêm dung lượng trống để lưu trữ email.
Thư mục Lưu trữ Archive sẽ hiển thị ngay trong danh sách các thư mục. Bạn có thể tìm kiếm email trong thư mục lưu trữ đó.
Ngoài cách di chuyển dữ liệu sang tệp mới như trên, bạn có có 2 tùy chọn khác để dọn dẹp bên trên, bạn có thể xem xét và lựa chọn cho phù hợp.
3. Xóa email tự động khỏi máy chủ
Đây là tùy chọn bạn cần phải xem xét thật kỹ, bởi dữ liệu của bạn sẽ không thể khôi phục nếu bạn đặt xóa tự động. Để xóa email bạn làm theo hướng dẫn như hình bên dưới để cài đặt tính năng này. Tính năng này sẽ giúp xóa email cũ từ 14 ngày trở về trước.
4. Xem xét giải pháp mới nhiều dung lượng hơn
Thông thường việc đầy bộ nhớ này do dung lượng email của nhà cung cấp bán cho bạn khá thấp. Bạn có thể chọn của nhà cung cấp Google hoặc Microsoft để có bộ nhớ cao hơn. Dung lượng tối thiểu 30GB cho Google Workspace và 50GB cho Microsoft 365.
5. Kết
Hi vọng những chia sẻ bên trên của chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Chúc các bạn thành công!
Để gia tăng tính nhận diện thương hiệu, hiện nay cá nhân và tổ chức đa phần đều có xu hướng sử dụng Mail Outlook để quản lý công việc. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng sẽ khó tránh khỏi trường hợp Mail Outlook bị đầy. Hãy cùng eivonline.edu.vn theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu về 5 lưu ý quan trọng khi sử dụng phần mềm này.Mail Outlook là dịch vụ Email được Microsoft phát hành và cung cấp miễn phí. Nếu như các ứng dụng Email khác cần phải truy cập thông qua các trình duyệt web thì với Outlook Mail có phiên bản ứng dụng trên desktop. Khi đó người dùng Mail Outlook sẽ truy cập dễ dàng để quản lý công việc một cách dễ dàng hơn. Với Mail Outlook, mọi dữ liệu, thông tin lộn xộn dài dòng đều được xử lý trong vòng một nốt nhạc.
Xem thêm: Xem Trực Tiếp Bóng Đá Hôm Nay Trên K+1, Vtv6, Vtv3, Chaolua Tv Trực Tiếp Bóng Đá
Hiện nay, Outlook được sử dụng phổ biến hơn các ứng dụng email khác. Bởi lẽ, Outlook được đánh giá cao hơn với nhiều tính năng vượt trội. Các tính năng điển hình của Mail Outlook điển hình như: Tốc độ truy cập nhanh, tích hợp đồng thời với các trang mạng xã hội, gửi mail đính kèm tập tin nhanh chóng, ngăn chặn Email theo địa chỉ hoặc tên miền cụ thể, cho phép sử dụng HTML và CSS…
Xác định kích thước hộp thư tránh Mail Outlook bị đầy
Khi sử dụng Mail Outlook nhiều bạn thường bỏ qua bước này, do đó không xác định được dung lượng hộp thư của mình sử dụng là bao nhiêu. Để xác định được mức dung lượng còn lại trong hộp thư, tránh trường hợp cảnh báo bị đầy bạn nên thực hiện theo thao tác sau:
Vào Xem hộp thư đến > chọn Thư mục > chọn Thuộc tính thư mục > chọn Kích thước thư mục
Với danh mục dọn dẹp hộp thư này bạn có thể thoải mái lựa chọn:
1. Sử dụng tự động lưu trữ để lưu trữ các mục
2. Xác định chính xác tổng kích thước hộp thư và mục riêng lẻ
3. Tìm mục cũ hơn hoặc có kích thước lớn hơn …
Ngoài ra, danh mục dọn dẹp của Mail Outlook còn nhiều lựa chọn khác, giúp bạn sử dụng và điều chỉnh dễ dàng.
Cách xóa Mail Outlook bị đầy
Mail Outlook bị đầy khiến bạn cảm thấy khó chịu và mất nhiều thời gian. Đôi lúc trường hợp này còn khiến bạn mất tập trung và bị gián đoạn khi làm việc. Giải pháp cho bạn là phải nhanh chóng tìm cách khắc phục. Có rất nhiều cách để giúp bạn tránh khỏi trường hợp này, dưới đây là 04 cách hướng dẫn xử lý Mail Outlook bị đầy khá phổ biến và dễ dàng sử dụng nhất được chúng tôi tổng hợp lại:
Cách 1: Tiến hành lưu trữ các mục cũ hơn, sau đó di chuyển bất kỳ mục nào bạn muốn giữ lại vào kho lưu trữ. Với cách này, bạn có thể giải phóng dung lượng và dễ dàng tìm kiếm khi cần.
Cách 2: Dọn dẹp thường xuyên Các mục đã xóa. Với cách này bạn sẽ hình thành được thói quen xóa thư mục ở Các mục đã xóa, khi đó sẽ tránh được tình trạng tích lũy các thư mục.
Cách 3: Để trống Email rác. Cũng giống như cách dọn dẹp Các mục đã xóa, khi bạn để trống Email rác sẽ giúp giải phóng dung lượng nhanh chóng, giúp hộp thư Outlook của bạn không gặp tình trạng “báo động đỏ”.
Cách 4: Các tệp đính kèm cũng chính là nguyên nhân dẫn đến tình trạng hộp thư của bạn bị đầy. Do đó, bạn nên lưu trữ bằng cách đính kèm bên ngoài hộp thư, lưu trữ chúng ở một nhóm hoặc One
Drive nào đó.
Với 4 cách đơn giản này, việc xóa Mail Outlook bị đầy không còn là trở ngại khiến bạn phải đau đầu. Thay vào đó, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung nhiều hơn cho công việc và đạt được hiệu quả cao.