Trong môi trường làm việc với Workspace, chắc nhắn bạn sẽ nghe qua Google Docsuments. Chính vì thế, trong bài viết này, Thuthuat
Office sẽ hướng dẫn tất tần tật các cách sử dụng Google Docs hiệu quả và đơn giản nhất cho người mới bắt đầu.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng google docs
Google Docs là gì?
Google Docs là một trình xử lý văn bản dựa trên web miễn phí được Google cung cấp như một phần của bộ ứng dụng văn phòng hoàn chỉnh – Google Drive – để cạnh tranh với Microsoft Office. Các dịch vụ chính khác có trong bộ ứng dụng dựa trên đám mây là Trang tính (Excel) và Trang trình bày (Power
Point).
Google Docs có sẵn trên tất cả các thiết bị và nền tảng. Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ một số loại tệp khác nhau, bao gồm .doc, .docx .txt, .rtf và .odt, giúp bạn dễ dàng xem và chuyển đổi các tệp Microsoft Office trực tiếp từ Google Drive.
Ngoài ra, vì Docs là một trình xử lý văn bản trực tuyến, bạn có thể chia sẻ và cộng tác với nhiều người trên cùng một tài liệu, theo dõi các bản sửa đổi, thay đổi và đề xuất tất cả trong thời gian thực.
Cách tạo tài khoản sử dụng Google Docs
Trước khi có thể sử dụng Google Docsuments, bạn phải đăng ký tài khoản Google (tài khoản
gmail). Nếu bạn đã có tài khoản, vui lòng chuyển sang phần tiếp theo. Nếu không, chúng tôi sẽ xem xét cách đơn giản để tạo tài khoản Google và giúp bạn thiết lập Tài liệu.
Bước 1: Truy cập tại đây, và nhấp vào Tạo tài khoản > Cho bản thân tôi.
Bước 2: Trên trang tiếp theo, bạn sẽ cần cung cấp một số thông tin để tạo tài khoản, chẳng hạn như họ và tên, tên người dùng và mật khẩu. Sau đó nhấp Tiếp theo.
Bước 3: Tiếp theo, bạn phải xác minh số điện thoại của mình để đảm bảo bạn là người thực sự chứ không phải máy tính.
Bước 4: Sau khi bạn xác minh số điện thoại của mình, các trang tiếp theo yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email khôi phục, ngày sinh và giới tính cũng như đồng ý với tuyên bố về quyền riêng tư và điều khoản dịch vụ. Sau khi hoàn thành, bạn đã có tài khoản email mới của mình.
Cách sử dụng Google Docs trên máy tính
Cách tạo trang mới trong Google Docs
Bước 1: Truy cập Google Docsuments tại đây.
Bước 2: Nhấp vào dấu cộng như hình dưới để tạo tài liệu mới.
Cách mở file với Google Docs
Khi nhập tài liệu Word, bạn có thể sử dụng Google Tài liệu hoặc Drive để tải tệp của mình lên. Cả hai phương pháp đều cho phép bạn kéo và thả tệp từ máy tính của mình trực tiếp vào trình duyệt web để tải lên dễ dàng
Bước 1: Truy cập Google Drive tại đây.
Bước 2: Tại màn hình chính, nhấp chuột trái vào tài liệu bạn muốn mở bằng Google Docs > Mở bằng > Google Tài liệu.
Hướng dẫn kiểm tra chính tả trong Google Docs
Bước 1: Chọn Công cụ (Tool) > Chính tả và ngữ pháp (Spell) > Kiểm tra chính tả và ngữ pháp (Spell check).
Bước 2: Một thanh công cụ sửa chính tả và ngữ pháp sẽ hiện ra, bạn sẽ được gợi ý để sửa chính tả của bài viết.
Hướng dẫn chia sẻ file Google Docs với người khác
Bước 1: Nhấp vào nút Chia sẻ ở trên cùng bên phải màn hình.
Bước 2: Google Docs cho phép bạn chia sẻ nội bộ với một vài người hoặc công khai tài liệu của mình bằng cách:
Ở ô Chia sẻ với mọi người và nhóm: Nhập email người bạn muốn chia sẻ và nhấp Xong.Ngoài ra, khi nhấp vào ô Nhận đường liên kết, bạn có thể chỉnh sửa mức độ ảnh hưởng của (những) người dùng được chia sẻ đối với tệp khi bạn chọn một trong các tùy chọn sau:
Tắt: Chia sẻ bị tắt. Nếu trước đây bạn đã chia sẻ một liên kết với người khác, liên kết đó sẽ không hoạt động nữa và thu hồi bất kỳ quyền nào mà họ từng có.Bất kỳ ai có liên kết đều có thể chỉnh sửa: Cấp cho người dùng được chia sẻ quyền đọc / ghi đầy đủ.Bất kỳ ai có liên kết đều có thể nhận xét: Cho phép người dùng được chia sẻ để lại nhận xét nếu muốn.Bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem : Người được chia sẻ chỉ có thể xem tệp, nhưng không thể chỉnh sửa tệp theo bất kỳ cách nào.Làm sao để thấy được những thao tác chỉnh sửa trên Google Docs
Để xem danh sách tất cả các thay đổi gần đây:
Cách 1: Chọn Tệp (File) > Lịch sử phiên bản (Version History) > Xem Lịch sử Phiên bản (See Version History)
Cách 2: Nhấp cùng lúc Ctrl + Alt + Shift + H (Windows) hoặc command + option + Shift + H (Mac
Book).
Gợi ý chỉnh sửa văn bản trên Google Docs
Nếu bạn là chủ sở hữu của một tài liệu và muốn cộng tác viên phải đề xuất các chỉnh sửa cho tệp của bạn (thay vì trực tiếp chỉnh sửa chúng), bạn có thể đặt quyền truy cập thành Đề xuất.
Điều này cho phép những người khác thực hiện chỉnh sửa tài liệu mà không phải lo lắng về việc người khác làm xáo trộn tệp của bạn. Khi cộng tác viên thực hiện chỉnh sửa, chủ sở hữu sẽ nhận được thông báo qua email về nội dung chỉnh sửa và có thể chọn giữ hoặc hủy thay đổi.
Ở trên cùng bên phải, nhấp vài biểu tượng cây bút, sau đó chọn Đề xuất.
Đếm trang, hàng và ký tự với Google Docs
Theo mặc định, Google Tài liệu không hiển thị số từ hoặc số trang. Vì vậy, nếu bạn có giới hạn từ nghiêm ngặt cho một bài tập hoặc muốn theo dõi số lượng bạn viết, có 2 cách dưới đây có thể giúp bạn làm được điều này.
Cách 1: Chọn Công cụ (Tools) > Đếm từ (Word count).
Cách 2: Nhấn Ctrl + Shift + C trên Windows hoặc Command + Shift + C trên Mac
Book.
Hướng dẫn thêm số trang trong Google Docs
Số trang là một công cụ trực quan được sử dụng để cho người đọc biết họ đang xem trang nào. Chúng cũng giúp bạn sắp xếp các tờ giấy và đặt chúng theo thứ tự thích hợp sau khi in. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Chọn Chèn (Insert) > Số trang > Chọn một trong cách đặt số trang bạn thích.
Căn chỉnh lề trong Google Docs
Lề là khoảng trắng bao quanh tài liệu của bạn ở tất cả các bên. Bởi vì lề tạo ra một đường viền vô hình, khi bạn giảm kích thước lề, bạn sẽ tăng lượng không gian có thể sử dụng trên trang. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Chọn Tệp (File) > Thiết lập trang (Page Setup).
Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa, căn lề cho file Doc của bạn và nhấp OK.
Hướng dẫn thêm Text Box trong Google Docs
Thêm hộp văn bản vào Google Tài liệu là một cách tuyệt vời để làm nổi bật thông tin thích hợp và thu hút sự chú ý đến các phần tử cụ thể của tài liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Chọn Chèn (Insert) > Bản vẽ (Drawing) > Mới (New).
Bước 2: Nhấp vào biểu tượng hộp văn bản trong thanh menu > Kéo thả để tạo một hộp văn bản trong không gian được cung cấp > Thêm văn bản bạn muốn.
Hướng dẫn thêm bảng trong Docs
Bảng là một trong những công cụ trực quan hoá nội dung tốt nhất bởi nó có thể giúp người đọc định vị thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn tạo bảng.
Bước 2: Chọn Chèn (Insert) > Bảng (Table) > Chọn số ô trong bảng bạn muốn tạo.
Bước 3: Kết quả sẽ như hình bên dưới.
Hướng dẫn thiết lập sử dụng Google Docs offline
Mặc dù Google Tài liệu là một sản phẩm dựa trên web nhưng bạn cỏ thể sử dụng nó khi ngoại tuyến. Bạn cần tải xuống tiện ích mở rộng cho Chrome và đảm bảo trước đó bạn đã bật tệp để sử dụng ngoại tuyến. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp sẽ cập nhật vào lần tiếp theo bạn kết nối với internet.
Bước 1: Tải xuống và thêm vào Google Tài liệu ngoại tuyến tại đây.
Bước 2: Truy cập tại đây để vào trang chính của Google Docs.
Bước 3: Trang trang chính, nhấp chọn biểu tượng 3 dấu gạch ngang trên cùng bên trái.
Bước 4: Chọn Cài đặt (Settings).
Bước 5: Trong hộp thoại Cài đặt, tại phần Ngoại tuyến, chuyển sang nút bật và nhấp OK.
Cách sử dụng Google Docs trên điện thoại
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên Android
Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên Android.
Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.
Hướng dẫn cài đặt và sử dụng Google Docs trên i
Phone
Bước 1: Nhấp vào đây để cài đặt Google Docs trên i
Phone.
Bước 2: Sau khi cài đặt, bạn hãy đăng nhập để vào tài liệu của bạn.
Trên đây, Thuthuat
Mong rằng những thông tin chia sẻ về cách sử dụng Google Docs sẽ có ích cho bạn. Nếu bạn thấy hữu ích thì đừng quên Like, Share và ghé thăm Thuthuat
Office thường xuyên, nơi chứa đựng nhiều kiến thức hay ho dành riêng cho dân văn phòng nhé.
Trong bài viết ngày hôm nya, I.P.L sẽ hướng dẫn sử dụng Google Docs vô cùng đơn giản, hỗ trợ bạn trong quá trình học tập cũng như làm việc trở nên hiệu quả hơn. Hãy cùng chúng tôi xem nội dung bài viết dưới đây nhé.
Google không chỉ giúp các doanh nghiệp trực tuyến tạo ra hàng tỷ đô la thông qua công cụ tìm kiếm của họ mà còn cung cấp và tạo ra các sản phẩm tiện lợi khác. Hỗ trợ rất nhiều trong quá trình làm việc và học tập.
Một trong số những sản phẩm tiện ích này chính là Google Docs, một trình xử lý văn bản hoàn toàn miễn phí và thay thế cho Microsoft Word cho phép người dùng dễ dàng tạo và chỉnh sửa tài liệu. Ngoài ra, ứng dụng này còn cho phép mọi người chia sẽ dữ liệu hoặc nhiều người cùng chỉnh sửa, thao tác trên văn bản đó.
Google Docs là gì?
Google Docs là trình xử lý văn bản hoàn toàn miễn phí, đa nền tảng (đồng bộ hóa tài liệu trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính để bàn) hoạt động cả trực tuyến và ngoại tuyến. Tất cả những gì bạn cần là một tài khoản Google, cùng một tài khoản miễn phí mà bạn sử dụng cho G Suite hoặc Gmail của mình.
Với tiêu chí không cần tải phần mềm, không chi phí, không một trình duyệt cụ thể cùng với thiết bị cụ thể. Google tạo ra một ứng dụng đa nền tảng, giúp người dunghf tiếp cận một cách dễ dàng hơn dù là trên máy tính hay trên điện thoại. Nhờ đó, Google Docs được rất nhiều người dùng đánh giá cao và ưu ái sử dụng.
Cách mở Google Docs
Lưu ý: Để mở và sử dụng Google Docs, người dùng phải đảm bảo có tài khoản email để đăng nhập.
Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive.
Bước 2: Chọn biểu tượng như hình.
Bước 3: Chọn tài liệu (Google Docs).
Cách tạo một tài liệu mới
Bước 1: Truy cập vào Google Drive.
Bước 2: Chọn biểu tượng dấu cộng như hình.
Bước 3: Chọn Google Tài liệu (Google Docs) > Chọn Tài liêu mới hoặc từ mẫu theo nhu cầu sử dụng.
Cách tạo bảng trong Google Docs
Bước 1: Bạn Mở tài liệu mới.
Bước 2: Chọn Chèn > Chọn Bảng.
Bước 3: Chọn số lượng cột và hàng theo nhu cầu sử dụng của bạn.
Cách chèn hình ảnh vào Google Docs
Bước 1: Chọn Chèn > Chọn Hình ảnh.
Bước 2: Chọn nơi để lấy hình ảnh.
Tìm kiếm trên web: Tìm hình ảnh trên web
Google Drive: Sử dụng hình ảnh được lưu vào Google Drive
Photos: Sử dụng ảnh từ thư viện Google Photos
Bằng URL: Chèn một đường liên kết đến hình ảnh của bạn hoặc chèn một tệp .gif
Bước 3: Nhấp vào mục bạn muốn lấy nguồn hình ảnh và chèn vào.
Một số lưu ý khi sử dụng Google Docs
Để tránh trường hợp mất dữ liệu khi soạn văn bản trên công cụ Google Docs, biện pháp tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng cho phép chỉnh sửa khi bị ngắt kết nối Interrnet.
Việc đảm bảo dữ liệu của bạn khi chia sẻ cho người khác không bị điều chỉnh bất cứ thông tin gì, bạn nên cài đặt lại quyền chỉnh sửa trên chính dữ liệu đó. Vì công cụ này cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa trực tiếp cùng một lúc nếu như bạn truy cập vào được dữ liệu đó.
Ngoài ra, văn bản khi được soạn thảo trên Google Docs khi tải về có thể gặp lỗi về trình bày cũng như định dạng font chữ. Vì thế bạn cần kiểm tra kĩ lương những dữ liệu của mình.
Xem thêm: Review trọng sinh chi thủ mộ nhân nghịch tập của tác giả nam qua lão yêu
Với những tiện ích mà Google Docs mang lại cho người dùng, nhiều doanh nghiệp, tổ chức dần chuyển sang hình thức này để lưu trữ cũng như trao đổi dữ liệu qua lại dễ dàng giữa các phòng ban. Vì thế, bạn cần một hệ thống mạng ổn định cùng trang thiết bị văn phòng phù hợp cũng như thường xuyên bảo dưỡng máy tính để tránh sự cố xảy ra. Hãy liên hệ ngay cho eivonline.edu.vn qua Hotline: 1900 636 672 để được hỗ trợ dịch vụ máy tính cho doanh nghiệp giúp bạn gải quyết mọi sự cố nhanh chóng, hiệu quả.