Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính 2022 như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé.
Bạn đang xem: Quy trình soạn thảo văn bản
Căn cứ pháp lý
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính
Văn bản hành chính là loại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước.Có tách dụng cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý.
Văn bản hành chính có những loại như sau:
Văn bản hành chính cá biệt: Là phương tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể. Bao gồm: Quyết định cá biệt; Chỉ thị cá biệt; Nghị quyết cá biệt.Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin điều hành. Nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác. Hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể. Phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan, tổ chức.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước được sắp xếp khoa học mà cơ quan quản lý nhà nước nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một trình tự ban hành tương ứng.
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính thông thường
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản nói chung phải đảm bảo các nội dung:
Đề xuất văn bản, khởi thảo văn bản, sửa chữa dự thảo, duyệt dự thảo, đánh máy văn bản, chỉnh lý bản đánh máy, ký duyệt văn bản, vào sổ, gửi văn bản đi và lưu văn bản.Công đoạn sửa chữa, chỉnh lý và đánh máy có thể được thực hiện nhiều lần vào giai đoạn tiền thông qua. Riêng công đoạn đánh máy văn bản mang tính kỹ thuật thuần túy và không có ý nghĩa quyết định đối với trình tự ban hành. Cũng còn có thể thấy là trong từng công đoạn còn có các tiểu công đoạn nhất định.
Ví dụ, trong công đoạn soạn thảo có thể phải trải qua các bước:
– Xác định vấn đề, nội dung cần soạn thảo trong văn bản
– Chọn thông tin, tài liệu;
– Lựa chọn tên loại, xác định thể thức;
– Xây dựng đề cương bản thảo;
– Soạn bản thảo
– Chỉnh sửa lại nội dung và hình thức văn bản đã soạn
– Hoàn thành văn bản
Quy trình soạn thảo văn bản hành chính nhà nước
Như đã nói ở trên, văn bản hành chính có nhiều loại nhưng thường sẽ có một quy trình nhất định. Sau đây là một ví dụ cho nội dung của một tờ trình.
Tờ trình có bố cục nội dung gồm 3 phần:
* Phần mở đầu
Trình bày ngắn gọn và rõ mục đích, lý do trình hoặc căn cứ pháp lý đối với vấn đề cần trình, duyệt. Trong đó, cần phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật nhu cầu cấp thiết của vấn đề đề nghị.
* Phần nội dung chính
– Trình bày nội dung vấn đề trình duyệt (đề án, phương án, kế hoạch công tác, dự thảo văn bản …). Đối với những nội dung đơn giản, có thể trình bày trực tiếp trong tờ trình; đối với những nội dung phức tạp, chỉ cần trình bày một cách tóm tắt nội dung chính còn những nội dung cụ thể và chi tiết có thể được trình bày tại các văn bản kèm theo (đề án, kế hoạch, dự toán …).
– Nêu các phương án thực hiện: Phương án phải khả thi và cần được trình bày cụ thể, rõ ràng với các luận cứ kèm theo các tài liệu, thông tin có độ tin cậy cao.
– Phân tích những ý nghĩa, lợi ích và hiệu quả của các vấn đề trình duyệt để có sức thuyết phục cho tờ trình được phê duyệt.
– Có thể dự kiến trước những vấn đề có thể gặp (khó khăn, vướng mắc) để đề xuất luôn các giải pháp khắc phục và tiến độ thực hiện.
– Đề xuất các kiến nghị với cấp trên.
* Phần kết
– Bày tỏ sự mong muốn tờ trình được phê duyệt: “Đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt”.
– Thể hiện nghi thức giao tiếp: “Xin trân trọng cảm ơn.”
Thông tin liên hệ với Luật sư X
Trên đây là bài viết tư vấn của chúng tôi về vấn đề:“Quy trình soạn thảo văn bản hành chính 2022”. Hy vọng bài viết có ích cho độc giả. Để sử dụng dịch vụ của chúng tôi hoặc các dịch vụ khác như ly hôn; giải thể doanh nghiệp; hướng dẫn thực hiệnđăng ký nhãn hiệu… mời quý khách hàng liên hệ đến hotline để được tiếp nhận:0833102102
Mời bạn đọc tham khảo:
Câu hỏi thường gặp
Các thành phần chính của thể thức văn bản là gì?
Theo quy định hiện nay, một văn bản sẽ có những thành phần chính sau– Quốc hiệu và Tiêu ngữ.– Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.– Số, ký hiệu của văn bản.– Địa danh và thời gian ban hành văn bản.– Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.– Nội dung văn bản.– Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.– Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.– Nơi nhận.
Yêu cầu của một báo cáo hoàn chỉnh là gì?
Một báo cáo phải bảo đảm các yêu cầu sau: + Bảo đảm trung thực, chính xác. Phản ánh đúng hiện thực nêu đúng ưu nhược điểm, thuận lợi khó khăn, việc đã giải quyết, việc còn tồn đọng. Người soạn thảo báo cáo không được thêm bớt hiện tượng, bóp méo sự thật. nếu sự thật bị cắt xén, xác định sai nguyên nhân, đưa những nguồn tin không chính xác, không toàn diện, lãnh đạo sẽ đưa ra giải pháp không đúng, xử lý không kịp thời, không triệt để, điều đó gây hậu quả xấu đến công tác quản lý. + Bảo đảm tính kịp thời: nếu không kịp thời sẽ làm cho lãnh đạo không nắm được thông tin từ cấp dưới dẫn đến hậu quả: không thể ứng phó kịp thời nhanh nhạy với tình hình
Trang chủ Giới thiệu Tin tức - Sự kiện Đào tạo - Bồi dưỡng Khoa học - Thông tin - Tư liệu Hành chính - Quản trị
Quy trình soạn thảo và ký ban hanh văn bản hành chính theo Nghị định Số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư
Ngày 05 tháng 3 năm 2020 Chính phủ đã ban hành Nghị định Số: 30/2020/NĐ-CP (sau đây gọi là Nghị định 30) quy định về công tác văn thư. Nghị định này bao gồm 7 Chương 38 Điều có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký (05 tháng 3 năm 2020). Sau đây là nội dung cơ bản về quy trình soạn thảo và ký ban hanh văn bản hành chính theo Nghị định số 30:
BƯỚC 1: SOẠN THẢO VĂN BẢN (Điều 10, Nghị định 30)
1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.
BƯỚC 2: KIỂM TRA VĂN BẢN TRƯỚC KHI KÝ BAN HÀNH (Điều 12, Nghị định 30)
1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
BƯỚC 3: DUYỆT BẢN THẢO VĂN BẢN (Điều 11, Nghị định 30)
1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
BƯỚC 4: KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN (Điều 13, Nghị định 30)
1. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
2. Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền khổng được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này./.
Xem thêm: Đơn vị không cài được net framework 3.5 trên win 7 64bit cài microsoft
Trên đây là những quy định về quy trình soạn thảo và ký ban hành văn bản hành chính theo Nghị định 30 của Chính phủ. Hy vọng rằng với những hướng dẫn cụ thể của Nghị định 30 việc soạn thạo và ký văn bản hành chính trong các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp sẽ được nâng cao chất lượng hơn trong thời gian tới./.