Hướng dẫn cụ thể cách Trộn thư trong Word để triển khai giấy mời, bìa thư, nhãn, những sử dụng cơ chế Mail Merge vào word phối hợp dữ liệu từ tệp tin Excel
Mail Merge hay còn gọi là Trộn thư là một trong tính năng không thể thiếu trong word, những phiên bạn dạng word từ 2007 đều có 1 tab riêng biệt cho kỹ năng này đủ thấy tầm đặc biệt quan trọng của nó. Thực tế trong công việc cũng khá nhiều trường hợp bắt buộc sử dụng thiên tài trộn thư này để sản xuất thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới…Nếu khi môn tin học văn phòng công sở hoặc học chứng từ tin học công sở thì nhân tài này cũng luôn có và cũng thường mở ra trong những bài thi. Mặc dù mail merge không quá khó nhưng nếu bắt đầu làm quen thuộc thì cũng trở nên có những khó khăn nhất định, nhất là phần chèn trường vào từ tệp tin data thường là tệp tin excel.1. Mail merge là gì?
Mail merge dịch lịch sự tiếng Việt có nghĩa đơn giản và dễ dàng là trộn thư là một trong tính năng cải thiện trong word, khiến cho bạn tạo ra số đông mẫu giấy mời, bìa thư, nhãn… với hầu hết danh sách tài liệu có sẵn.2. Lý do phải mail merge?
Ví dụ khi 1 trường phù hợp muốn tạo nên các giấy mời họp phụ huynh đến học sinh. Giả dụ trước kia chưa có word và máy tính thì họ sẽ thường xuyên in hầu hết mẫu thư sẵn, sau đó dùng cây bút để điền từng trường, tên học tập sinh, thương hiệu phụ huynh, lớp,… khôn cùng tốn thời hạn và công sức. Hoặc của cả nếu có word rồi mà chúng ta không dùng mail merge. Cứ copy paste từng trường vào trên giấy mời thì thời hạn cũng không ít mà chưa chắc hẳn đã đầy đủ.Thay vì thế bạn chỉ cần tạo 1 chủng loại thư mời, tiếp nối mail merge nhằm word tự tạo ra giấy mời cho bạn từng tín đồ bạn chỉ cần in ra nhưng không cần chỉnh sửa thêm tin tức gì.3. Khuyên bảo cách sử dụng Mail merge để trộn thư
Ví dụ dễ nắm bắt ở đây mình có một mẫu thư mời gồm các thông tin về: tên, địa chỉ, số năng lượng điện thoại, năm sinh
Đổi cùng với word 2003 bạn vào: Tools –> Letters & Mailing –> Mail Merge…
Tùy vào nhu cầu bạn sẽ chọn anh tài tương ứng, thường gặp gỡ nhất vẫn luôn là Letters thư mời –> dấn Next Starting Document
Chúng ta đã gồm sẵn chủng loại thư mời và đang mở lên rồi cần sẽ lựa chọn option 1 với nhấn Next
Thông thường thì chúng ta đã tất cả sẵn danh sách rồi với thường áp dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Options 1 và nhấp vào Browse để tìm tới file danh sách và mở lên bởi dụ mình ở một file vfo.vn.xlsx
Sach
Khach
Moi
Bạn đang xem: Trộn thư trong word 2007 lấy dữ liệu từ excel
Ví dụ sinh sống đây mình thích mới dạng: Kính mời ông Lê Văn B thì mình sẽ chèn ngôi trường giới tính tiếp đến cách ra chèn 1 trường họ tên, giống như trường showroom thì mang ở fields địa chỉ. Ố điện thoại thông minh chèn ngôi trường số năng lượng điện thoại, Năm sinh rước từ ngôi trường năm sinh
Chúng ta nên lựa chọn Option lắp thêm 2
Trộn thư (Mail Merge vào excel) là 1 công vậy vô thuộc tiết kiệm thời gian khi yêu cầu gửi một lượng thư lớn. Nó giúp bạn nhanh lẹ tạo một lá thư, email hay tựa thư trong Word bằng phương pháp hợp nhất thông tin bạn gồm trong trang tính Excel. Học excel cải thiện Online đang cung cấp cho chính mình tổng quan của công dụng này và chỉ dẫn trộn thư theo từng bước.
Nền tảng trộn thư:
Trộn thư (mail merge vào excel) rất có thể trông khó khăn khăn, nhưng mà trên thực tế quy trình này khá đối kháng giản.Dể giúp đỡ bạn hiểu sâu hơn, quy trình trộn thư có 3 tài liệu:
Văn phiên bản Word đựng mã ứng cùng với từng phần cố thể.Tệp mối cung cấp trộn thư Excel chứa tin tức người nhận, mỗi hàng là một trong người nhận.Bản Word sau cuối với thư, email, bì thư hoàn chỉnh.Chuẩn bị trang tính Excel mang đến trộn thư:
Khi các bạn trộn thư (mail merge trong excel), tệp Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word vẫn lấy tên, địa chỉ cửa hàng và các cụ thể khác của fan nhận thẳng từ bảng tính Excel.Vì vậy, trước lúc bắt đầu, hãy chắc chắn rằng rằng tệp Excel đang có tất cả thông tin bạn muốn bao bao gồm tên, họ, lời chào, mã bưu điện, địa chỉ… Nếu bạn muốn thêm nhiều showroom liên hệ hoặc tin tức khác, chúng ta nên đổi khác hoặc bổ sung bên trang tính Excel trước khi trộn thư.Những điều đặc biệt quan trọng cần kiểm tra:Các cột trong bảng tính Excel yêu cầu khớp với những phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với những người đọc bởi Tên, hãy chắc hẳn rằng đã tạo hai cột họ với tên riêng biệt. Nếu bạn có nhu cầu sắp xếp tên fan nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã sở hữu hai cột Bang và thành phố riêng biệt.Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bước đầu hoặc dứt bằng 0, hãy format đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.Nếu các bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập tin tức từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.Cách trộn thư từ Excel quý phái Word:
Khi chấm dứt và kiểm tra lại trang tính Excel, các bạn đã chuẩn bị để trộn thư. Trong ví dụ như này, chúng ta sẽ trộn thư cùng với một list người nhận trong Wrd 2010, tương tự như cho Word 2013.
Nếu các bạn đã soạn thư sẵn một lá thư, bạn cũng có thể mở một tài liệu Word hiện tại có, hoặc chế tạo một tài liệu mới.Chọn một số loại trộn thư bạn muốn. Vào thẻ Mailings > Start Mail Merge và lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), e-mail (E-mail Messages), tem thư (Labels…), phong bì (Envelopes…) hoặc tài liệu (Normal Word Document). Vào ví dụ, chúng ta chọn Letters.
Chú ý. ví như tùy lựa chọn MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) không hiển thị, ghi lại chọn Select All ở góc dưới mặt trái.
Nhấn vào Entire Spreadsheet, và OK.
Bây giờ chúng ta có thể tiếp tục trộn thư như giải pháp thông thường.
Chú ý. Phòng đề phòng những thông báo hiển thị những lần bạn mở tệp dữ liệu, vứt chọn Confirm file format conversion on open (Word Options >Advanced >General) sau khi kết nối với list thư.
Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ lúc trộn thư vào Word
Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều phương pháp khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện tại trực tiếp vào văn phiên bản Word.
Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng rất có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, các bạn chọn vùng Currency, các bạn sẽ thấy MERGEFIELD CURRENCY.Thêm trong số những mã hình trong số bảng bên dưới đây. Ví dụ, nếu bạn có nhu cầu 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 với mã sau sẽ hiển thị: MERGEFIELD CURRENCY# $,0Nhấn F9 để cập dấn vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 giúp thấy kết quả.Định dạng số lượng, đơn vị chức năng tiền tệ cùng phần trăm
| Mã hình | Mã vùng đầy đủ | Ví dụ | Mô tả |
| # 0 | MERGEFIELD CURRENCY# 0 | 3000 | Làm tròn số |
| # ,0 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0 | 3,000 | Làm tròn số cùng với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # ,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00 | 3,000.00 | Số cất hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bởi dấu phẩy |
| # $,0 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0 | $3,000 | Làm tròn đô la và dấu phẩy chia cách phần ngàn |
| # $,0.00 | MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00 | $3,000.00 | Dollar chứa hai chữ số thập phân và chia cách phần ngàn bằng dấu phẩy |
| # “$,0.00;($,0.00);’-‘” | MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘” | ($3,000.00) | Kí hiệu độ-la, vết ngoặc có nghĩa là số âm cùng một vệt gạch nối đến giá trị 0 |
| # 0.00% | MERGEFIELD PERCENT# 0.00% | 1.00% | Phần trăm cất hai chữ số thập phân |
| # 0% | MERGEFIELD PERCENT# 0% | 1% | Làm tròn phần tram |
Chú ý. Thay vì chưng kí hiệu $, bạn cũng có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ không giống € hoặc £.
Định dạng ngày tháng và thời gian
| Mã hình Ngày tháng/Thời gian | Ví dụ |
“HH:mm:ss” | 10:45:32 |
Bạn có thể sử dụng d, M, y cho 1 ngày tháng với giờ, dẫu vậy nhớ rằng M đại diện cho mon còn m đại diện thay mặt cho phút.
Thay đổi format của ngày tháng với giờ hiện tại:Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện trên trong văn phiên bản trộn thư, bạn cũng có thể thay đổi định dạng của chúng.
Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay thay đổi định dạng.Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu khách hàng chọn vùng Date, các bạn sẽ thấy DATE“M/d/yyyy”Nhấp đề xuất vào vùng và lựa chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn.
Chú ý. Nếu bạn muốn giữ nguyên định hình khi cập nhật, ghi lại chọn Preserve formatting during updates ở góc trái bên dưới cửa sổ hộp thoại.
Phím tắt Mail Merge:
| Phím tắt | Chức năng |
| Alt + F9 | Mở tất cả vùng cần điền và kết quả trong văn bạn dạng trộn thư |
| Shift + F9 | Hiện ra mã của không ít chỗ trống |
| F9 | Cập nhật chỗ trống được chọn. đặt nhỏ trỏ vào bất cứ ô trống nào với nhấn F9 nhằm cập nhật |
| F11 | Đến nơi trống đề xuất điền sau |
| Shift + F11 | Đến vị trí trống phải điền trước |
| Alt + Shift + E | Chỉnh sửa văn phiên bản trộn thư. Chú ý: vấn đề này sẽ ngắt liên kết giữa tệp Excel cùng văn phiên bản Word, nguồn trộn thư sẽ không auto cập nhật nữa. |
| Alt + Shift + F | Chèn vùng trộn thư mới từ mối cung cấp trộn thư |
| Alt + Shift + M | In văn bạn dạng trộn thư |
| Ctrl + F9 | Chèn thêm một địa điểm trống |
| Ctrl + F11 | Khóa địa điểm trống đề nghị điền. Hiệu quả sẽ không được update khi tin tức nguồn của Excel nắm đổi. |
| Ctrl + Shift + F11 | Mở khóa vị trí trống yêu cầu điền. Hiệu quả chỗ trống đã được cập nhật lần nữa. |
| Ctrl + Shift + F9 | Bỏ link chỗ trống buộc phải điền. Khu vực trống sẽ được xóa vĩnh viễn ngoài văn bản và sửa chữa thay thế bằng giá bán trị lúc này hiển thị dưới format bình thường. |
| Alt + Shift + D | Chèn tháng ngày hiển thị theo ngày tháng hiện tại tại |
| Alt + Shift + P | Chèn số trang |
| Alt + Shift + T | Chèn thời hạn hiển thị theo thời hạn hiện tại |
| Alt + Shift + L | Chèn số thiết bị tự |
Mong rằng với bài viết này, sẽ giúp mang lại các bạn có thể tạo thư auto từ tài liệu Excel sang Word – thiên tài trộn thư Mail Merge một cách dễ dàng nhất. Để có thể trau dồi kiến thức từ cơ bản đến nâng cấp về Excel các bạn hãy đăng kí tham gia ngay những khóa học tập word excel cấp tốc với các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm về Excel sẽ hướng dẫn các bạn một cách tận tình nhất với giá thành cực hấp dẫn.
Xem thêm: Valentine tặng gì cho bạn trai? top 15 món quà độc đáo nhất 2022
Nguồn: Ablebits, dịch với biên tập bởi eivonline.edu.vn Online.
Ngoài ra để ứng dụng Excel vào công việc một cách kết quả thì chúng ta còn cần sử dụng xuất sắc các hàm, các công cố khác của Excel:
Một số hàm cơ bản thường gặp như:
SUMIF, SUMIFS để tính tổng theo 1 điểm kiện, các điều kiệnCOUNTIF, COUNTIFS để thống kê, đếm theo một điều kiện, các điều kiện
Các hàm xử lý tài liệu dạng chuỗi, dạng ngày tháng, dạng số…Các hàm dò tìm tham chiếu Index+Match, hàm SUMPRODUCT…
Một số công cụ hay sử dụng như:
Định dạng theo điều kiện với Conditional formattingThiết lập điều kiện nhập tài liệu với Data Validation
Cách đặt Name và thực hiện Name vào công thức
Lập báo cáo với Pivot Table…
Rất nhiều kiến thức và kỹ năng phải không nào? toàn thể những kỹ năng và kiến thức này các bạn đều có thể học được vào khóa học EX101 – Excel từ bỏ cơ bản tới siêng gia của học tập Excel Online. Đây là khóa học giúp đỡ bạn hệ thống kỹ năng và kiến thức một cách đầy đủ, đưa ra tiết. Rộng nữa không thể có số lượng giới hạn về thời gian học tập nên bạn có thể thoải mái học bất kể lúc nào, thuận lợi tra cứu vớt lại kiến thức khi cần. Bây giờ hệ thống đang xuất hiện ưu đãi khôn cùng lớn cho chính mình khi đk tham gia khóa học. Chi tiết xem tại: Hoc
Excel.Online