Làm thế nào để thiết kế file excel quản lý kho đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng? Trong bài viết hôm nay, Viindoo sẽ cung cấp một số mẫu file Excel quản lý xuất – nhập – tồn kho hàng hóa miễn phí, có thể download sử dụng ngay.
Bạn đang xem: Quản lý hàng tồn kho bằng excel
Có thể nói, những mẫu file Excel là công cụ hữu ích giúp cho công việc quản lý, kiểm kê hàng tồn kho được diễn ra dễ dàng và thuận tiện hơn. Những mẫu file Excel này thích hợp để sử dụng khi kinh doanh bán buôn, bán lẻ, quản trị nhà máy sản xuất và các cửa hàng thông thường.
Hiện nay, tùy thuộc vào đặc tính khác nhau mà mỗi loại hàng hóa sẽ được quản lý theo số serie/Imei, theo lô date, hoặc theo thành phần,... Dưới đây, bạn hãy cùng tham khảo 6 mẫu file excel quản lý kho miễn phí, đơn giản và dễ hiểu nhất.
Một mẫu file Excel xuất nhập kho cơ bản
3. Hướng dẫn tạo mẫu file quản lý kho nhập xuất tồn trên Excel
Ngay sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách tạo một file Excel chuẩn chỉnh nhất chỉ với 3 bước đơn giản. Tùy vào từng lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp có thể thêm hoặc bớt sheet thông tin sao cho phù hợp.
Bước 1: Tạo một file Excel mới hoàn toàn;Bước 2: Tiến hành tạo 5 sheet mới với tên gọi lần lượt là: Home, Nhập, Xuất, Danh mục, Báo Cáo;Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu thích hợp cho từng sheet đã tạo. Thông tin cụ thể như sau:Sheet HOME: Thông tin giống với các file Excel đã đề cập ở bên trên
Sheet DANH MỤC: Phần này bao gồm các thông tin chung nhất của hàng hóa như sau: tên hàng hóa, mã hàng hóa, đơn vị tính,…Khi nhập tìm kiếm mã hàng hóa, các thông tin còn lại sẽ được tự động hiển thị.
Sheet NHAP: Tiến hành nhập liệu các thông tin sau: Đơn vị cung ứng, Thời gian, ĐVT, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng hàng nhập, Đơn giá hàng hóa, Thành tiền. Bên cạnh đó, có thể nhập bổ sung các thông tin sau: Mã & địa chỉ nhà cung ứng, số chứng từ, SĐT, các ghi chú thêm.
Sheet XUAT: Hãy nhập đầy đủ các thông tin bao gồm: Thời gian, Tên hàng hóa, Mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng hàng bán, đơn giá bán, giá vốn, tổng doanh thu, thông tin khách hàng (tên & mã khách hàng, địa chỉ, SĐT), Số chứng từ, các ghi chú khác.
Sheet BAO CAO: Cột này nhất thiết phải chứa đầy đủ các thông tin tùy vào từng loại báo cáo. Thông tin sẽ bao gồm:
Báo cáo Nhập xuất tồn: Tên hàng hóa, Số hàng tồn kỳ đầu, Số lượng hàng nhập, Số lượng hàng xuất và Số lượng hàng tồn kỳ cuối;Báo cáo bán hàng: Tên hàng hóa, Số lượng hàng bán, Doanh thu;Các file Excel quản lý kho chuyên nghiệp: Báo cáo bán hàng từng giai đoạn, Thông tin lãi lỗ của từng mặt hàng, Số lượng hàng tồn kho hiện tại và tồn kho tối thiểu, Cảnh báo hết hàng.
Hiện nay, rất nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn file Excel để quản lý kho hàng. Công cụ này hoàn toàn miễn phí chỉ cần có hiểu biết nhất định về kiến thức Excel. Tuy nhiên, công cụ truyền thống này cũng gây ra nhiều điểm bất cập như:
Các hàm Excel thì khá phức tạp nên việc nhập dữ liệu thủ sẽ cần nhiều thời gian và sự nghiên nghiên cứu kỹ càng;File Excel không có khả năng kết nối với các công cụ hay thiết bị ngoại vi với chức năng hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư;Dữ liệu không được bảo mật tuyệt đối vì mọi thông tin chỉ được lưu trữ trên máy tính. Nếu không may làm mất hay làm hỏng máy tính thì tất cả các dữ liệu sẽ có nguy cơ bị mất trắng hoặc bị đánh cắp;Số liệu không thể cập nhật liên tục giữa các bộ phận khác nhau mà phải chủ động cập cập nhật rồi mới gửi lại cho bộ phận khác, gây tốn nhiều thời gian.Do vậy, nhằm giải quyết những hạn chế này, Phần mềm quản lý bán hàng và tồn kho Viindoo ra đời giúp doanh nghiệp có được quy trình xuất nhập hoàn hóa chuyên nghiệp hơn. Qua đó, góp phần giúp doanh nghiệp cải thiện năng lực cạnh tranh và nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng.
Dưới đây là một số các tiện ích có ở phần mềm quản lý Kho & Chuỗi cung ứng Viindoo:
Theo dõi hàng tồn kho dựa theo thời gian thực;Tự động cảnh báo chính xác thời điểm nào là an toàn để xuất hàng;Cập nhật tự động hàng tồn kho ngay khi xác nhận xuất, nhập, dịch chuyển hàng hóa;Liên kết tất cả các thông tin về dịch vụ, hàng hóa: tồn kho thực tế, thông số chi tiết, vị trí & quy tắc sắp xếp, dự báo nhập - xuất, v.v;Chủ động phân loại hàng hóa theo nhóm, mã, số lô, serial, kích thước, tình trạng hàng hóa,...;Truy xuất nguồn gốc hàng hóa dựa trên hai phương pháp Lavoisier & Ghi sổ kép.
Quản lý nhà kho là vấn đề được nhiều chủ đầu tư, doanh nghiệp quan tâm đặc biệt là khi số lượng hàng hóa lớn, hàng tồn kho nhiều. Để mang lại hiệu quả công việc và tránh thất thoát sản phẩm dưới đây chúng tôi xin cung cấp các file excel quản lý nhà kho hiệu quả nhất hoàn toàn miễn phí.
Những file quản lý kho bằng excel mà chúng tôi chia sẻ hoàn toàn miễn phí. Đây là những mẫu excel quản lý được chia sẻ trên mạng, Vinatech đã tổng hợp lại và giới thiệu đến bạn.
Hi vọng bạn sẽ tìm thấy mẫu excel phù hợp!
Nội dung bài viết
Tải ngay File quản lý kho excel tổng hợp miễn phí Lưu ý khi sử dụng File quản lý kho excel trong thực tế
Tải ngay File quản lý kho excel tổng hợp miễn phí
Quản lý kho là gì?
Quản lý kho hay quản lý tồn kho là một hoạt động phức tạp với nhiều công việc khác nhau liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản cũng như quản lý số lượng hàng hóa có trong kho. Việc quản lý kho hàng thành công giúp bảo đảm tính liên tục cho quá trình bán hàng được thông suốt cũng như giảm thiểu chi phí vận chuyển lưu thông hàng hóa. Đây là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu dự trữ hàng hóa cũng như các hoạt động sản xuất phân phối hàng hóa.Tải file quản lý kho bằng excel miễn phí
File quản lý kho Excel bao gồm các phần chi tiết với các bảng cập nhập số liệu hỗ trợ cho quá trình nhập xuất hàng hóa hằng ngày một cách chi tiết. Một file excel hoàn chỉnh sẽ thay thế được cho phần mềm quản lý. File bao gồm:
– Thông tin doanh nghiệp: Thông tin công ty, kỳ lấy báo cáo
– Danh mục: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị, số lượng đầu kỳ, tên nhà cung cấp, địa chỉ
– Nhập liệu: ngày ghi sổ, chứng từ (số, ngày chứng từ), xuất, mã vật tư, tên vật tư, tên nhà cung cấp
– Số kho: ngày ghi sổ, chứng từ, diễn giải, nhập, xuất, mã vật tư, tên vật tư, tên nhà cung cấp.
– Nhập xuất tồn: mã hàng, tên hàng, đơn vị, tồn đầu kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ.
– Chi tiết nhập- xuất- tồn: chứng từ, diễn giải, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, số lượng tồn trong kỳ
– Sổ kho in: số chứng từ, ngày tháng chứng từ, diễn giải, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, số lượng tồn cuối kỳ.
– Phiếu nhập xuất: tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư, mã hàng hóa, đơn vị tính, số lượng xuất theo hóa đơn, đơn giá xuất, thành tiền, ghi chú.
File quản lý kho Excel mẫu 01: TẠI ĐÂY
File quản lý kho Excel mẫu 02: TẠI ĐÂY
File quản lý kho Excel mẫu 03: TẠI ĐÂY
File quản lý kho Excel mẫu 04: TẠI ĐÂY
File quản lý kho Excel mẫu 05: TẠI ĐÂY
Quy trình quản lý nguyên nhiên vật liệu vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để quản lý chính xác bạn cần cập nhật liên tục, đầy đủ, chính xác vào mọi biến động trong kho. File quản lý bao gồm các phần.
– Home: tên file, tên đơn vị, người yêu cầu, người duyệt.
– Cấp phiếu: số thứ tự, ngày cấp, tên tài xế, số xe, số phiếu, đơn vị, tổng cộng, tháng.
– Danh sách xe: ghi chú, số xe, tải trọng, loại nguyên vật liệu, liên hệ.
– Báo cáo: số thứ tự, tên, số lượng, số lần
Tải file excel quản lý nhập xuất tồn (Download free)
File excel quản lý nhập xuất tồn
Bạn đọc có thể download miễn phí tài liệu file excel quản lý nhập xuất tồn: TẠI ĐÂY
Sử dụng File quản lý kho excel phù hợp từng kho hàng, cửa hàng
File quản lý kho excel có ưu điểm là thao tác đơn giản, dễ dàng sử dụng. Người quản lý có thể dễ dàng tải xuống và sử dụng một các miễn phí, tiết kiệm chi phí sử dụng. Trong quá trình sử dụng người dùng dễ dàng tạo trường dữ liệu, báo cáo theo yêu cầu. Tuy nhiên, mỗi file Excel quản lý thích hợp với từng đơn vị quản lý khác nhau, tùy theo nhu cầu mà bạn tìm kiếm để sử dụng file tương ứng.
Những hàm thuật toán chính trong file excel quản lý kho
| Tên hàm | Công thức | Ý nghĩa |
| Hàm SUM | =SUM(A2,B3,C6) | Tính tổng 2 hoặc nhiều ô |
| Hàm SUMIF | =SUM(A2:A9,”>10″) | Tính tổng 2 hoặc nhiều ô dựa trên điều kiện nào đó |
| Hàm COUNT | =COUNT(B1:B10) | Đếm số từ ô B1 đến B10 |
| Hàm COUNTIF | =COUNTIF(B1:B10,”>9″) | Đếm số từ ô B1 đến B10 với điều kiện giá trị >9 |
| Hàm CONCATENATE | =CONCATENATE(A1,B1,C1,D1) | Kết hợp nội dung ô A1, B1, C1, D1 |
| Hàm AVERAGE | =AVERAGE(A2:A20) | Tính trung bình giá trị từ ô A2 đến A20 |
| Hàm SUMPRODUCT | =SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4) | Tính tổng giá trị hàng hóa |
Lưu ý khi sử dụng File quản lý kho excel trong thực tế
Tính bảo mật không cao
Sử dụng File Excel quản lý mang đến nhiều khó khăn cho người dùng đặc biệt là đối với những đối tượng chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng. Một trong số đó là sử dụng dạng file excel sẽ không có tính bảo mật, an toàn cho dữ liệu. Mọi dư liệu sử dụng, làm việc, lưu trữ đều lưu trên một thiết bị máy tính. Trong trường hợp máy bị hỏng, hoặc virus hay mất điện đột ngột thì công việc sẽ bị gián đoạn, hoặc tệ hơn cả là dư liệu làm việc của bạn sẽ bị mất hoàn toàn.
Thiếu tính đồng bộ
Khi lưu trữ bằng hệ thống các file excel bạn sẽ nhận ra rằng khối lượng tài liệu là vô cùng lớn. Khi cần làm báo cáo tài chính cuối năm, báo cáo thánh, quý bạn sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi truy xuất dữ liệu. Trong nhiều trường hợp bạn sẽ phải rà soát lại từ đầu gây ra tình trạng dễ nhầm lẫn. Khi muốn tìm kiếm chứng từ, sổ sách, dữ liệu bạn sẽ gặp phải khó khăn với số lượng file excel rất lớn.
Đòi hỏi chuyên môn cao
Để thao tác dễ dàng, sử dụng thành thạo file excel bạn cần nắm bắt được các hàm phức tạp, tìm hiểu và học hỏi các loại hàm này để sử dụng tốt phần mềm. Khi quản lý bằng file excel các nghiệp vụ bán hàng phức tạp, số lượng hàng lớn sẽ tương đối khó để thực hiện tốt nhu cầu sử dụng.
Vinatech tư vấn setup, quản lý kho cho người mới
Tư vấn quản lý kho cho người mới
Để quản lý hàng hóa trong kho trước tiên bạn cần sắp xếp hàng hóa khoa học, thường xuyên kiểm tra tính tiêu chuẩn cho hàng hóa cần lưu trữ.
Xem thêm: Game trực tuyến miễn phí hàng đầu được gắn thẻ 2 người chơi, 2 người chơi
Cập nhật và theo dõi sát sao hàng hóa nhập xuất và kho, làm thủ tục giấy tờ theo quy định nếu hàng hóa biến động. Ghi phiếu nhập, xuất kho cho mọi sản phẩm hàng hóa ra vào kho lưu trữ. Thường xuyên theo dõi, lên kế hoạch hàng hóa trong kho, hàng tồn, báo cáo hàng sắp hết hạn, hàng thiếu cho quản lý để có phương án điều chỉnh hàng hóa liên tục không bị gián đoạn. Đảm bảo hàng hóa trong kho luôn ở mức tồn kho tối thiểu tránh ảnh hưởng tới các bộ phận khác.
Hỗ trợ nhân viên kho thực hiện công việc kiểm kho, giám sát chất lượng hàng hóa bảo quản trong kho. Quy trình quản lý kho hàng thường có 4 bước cơ bản, để bảo đảm kiểm soát kho hàng phù hợp bạn cần thực hiện đủ các bước của nhân viên kho chuyên nghiệp:
Bước 1: Nhập xuất vật tư, hàng hóa, nguyên vật liệu,…
Bước 2: Nhập hàng và xuất hàng
Bước 3: Kiểm kê
Bước 4: Báo cáo
Trên đây là những thông tin Vinatech đã tổng hợp với mong muốn cung cấp cho bạn đọc những thông tin có ích nhất, hy vọng bài viết đã phần nào giải đáp được các vấn đề xung quanh đến việc quản lý kho hàng bằng excel. Đừng quên sử dụng kệ nhà kho để tối ưu việc quản lý hàng hóa trong kho nhé. Vinatech chúc bạn thành công!